Comment rédiger le cahier des charges de votre logiciel RGPD ?
Vous êtes à la recherche d’un logiciel RGPD pour faciliter votre mise en conformité ?
Comme pour tout recours à un logiciel, la réalisation d’un cahier des charges est une étape indispensable afin de vous garantir que le logiciel choisit correspond à vos besoins spécifiques tout en minimisant les risques de mauvaises surprises.
Un cahier des charges va vous permettre de :
- Clarifier vos besoins, en fonction de vos objectifs, ainsi que déterminer les fonctions essentielles qui vous sont nécessaires (gérer votre registre des traitements, gérer les exercices de droits, les violations de données, cartographier vos données, …)
- Définir clairement vos exigences en fonction de votre contexte, votre secteur, votre avancement dans la démarche de conformité, ainsi que vos processus à construire ou existant ;
- Comparer les solutions des différents candidats sur la base de vos exigences et vos besoins
- Évaluer les coûts et établir un budget correspondant (cout de licence, d’implémentation, de services associés, …)
- Réduire les risques de mauvaise surprise une fois le logiciel acquis en ayant déterminé dès la phase de sélection les attributs du logiciel
- Faciliter les négociations avec le prestataire informatique qui se feront sur la base d’exigences claires et définies pour chacune des parties.
Que doit contenir votre cahier des charges logiciel RGPD ?
Pour permettre aux éditeurs de logiciel sollicités de vous apporter une réponse claire et adaptée à votre demande, votre cahier des charges logiciel RGPD doit contenir :
- Une présentation générale de votre organisation et de votre contexte projet
- Une expression de vos besoins
- Une description précise de vos besoins fonctionnels ainsi que de vos attentes en termes de déploiement
Cela permettra également de cadrer et faciliter la proposition commerciale qui sera d’autant plus fine.
Au-delà des fonctionnalités minimales d’un logiciel RGPD (gestion des registres, des exercices de droits, des violations de données, du Privacy by design), il est également nécessaire de s’assurer que le logiciel vous apporte tous les bénéfices du digital :
- Des workflows automatisés
- Des statistiques automatiques de suivi de l’activité
- Une cartographie des données dynamique
- Une identification des risques intelligente et accompagnée
- Une gestion simple des accès, habilitation et profils
- Une sécurité renforcée et une confidentialité des données
Quels sont les autres éléments importants ?
Hormis l’aspect fonctionnel, l’éditeur de logiciel doit vous garantir certains indispensables :
- Un support technique de qualité, réactif et disponible
- De l’accompagnement par des experts logiciel, projet et métiers
- Des facilités pour la reprise de votre existant
Conclusion
La rédaction d’un cahier des charges est bien plus qu’une formalité : c’est la clé d’un projet RGPD réussi. En clarifiant vos besoins, vos processus et vos priorités, vous vous donnez les moyens de choisir une solution réellement adaptée à votre organisation — aujourd’hui comme demain.
Pour aller plus loin, appuyez-vous sur des outils capables de transformer vos exigences en actions concrètes. EQS Privacy Cockpit vous accompagne à chaque étape, de la cartographie des traitements à la gestion des risques, pour une conformité fluide, évolutive et pilotée.
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