Construire un workflow d’évaluation des tiers robuste
Comment EQS Group vous aide à vous concentrer sur l'essentiel
La conception d’un workflow efficace de gestion des risques liés aux tiers implique d’établir des priorités qui soient justifiées et documentées. Les équipes de conformité font face à un écosystème de tiers en constante expansion incluant fournisseurs, prestataires, distributeurs, agents, revendeurs, consultants et même certaines catégories de clients à risques. Chacun présente un profil de risque unique et exige une approche proportionnée, documentée et efficace.
L’objectif d’un logiciel de gestion des risques tiers est d’aider les équipes à concentrer leur temps sur les tiers et les facteurs de risque les plus importants.
Points clés pour les responsables conformité
- Prioriser grâce à l’automatisation : Utilisez le traitement automatisé de certaines données pour classifier immédiatement vos tiers. Cela garantit que les entités à risque fassent l’objet d’un examen approfondi tandis que la contractualisation avec les fournisseurs à faible risque avance rapidement.
- Alignement réglementaire : Construisez des workflows qui répondent spécifiquement aux exigences de la loi Sapin 2, du devoir de vigilance (et prochainement la CSDDD) en utilisant des évaluations de risques modulaires plutôt qu’une approche universelle.
- Traçabilité unifiée : Intégrez la gestion des politiques et procédures dans un même workflow. Cela permet de renforcer la traçabilité de votre approche d’évaluation des risques et de diffusion du code de conduite fournisseurs.
- Veille dynamique : Allez au-delà des vérifications ponctuelles. Mettez en place des réévaluations qui réagissent instantanément aux nouvelles données de sanctions ou aux informations défavorables.
Comment EQS Group vous aide à concevoir le bon workflow d’évaluation des tiers
1. Définir le périmètre de votre écosystème de tiers
Un workflow mature commence par un périmètre précis. De nombreuses organisations construisent initialement leurs programmes autour des fournisseurs. Cependant, les exigences légales et les régulateurs en attendent davantage. Les dispositifs anti-corruption doivent notamment considérer les intermédiaires et agents ; les règles de sanctions impactent les clients dans les zones géographiques à haut risque ; les enjeux ESG et relatifs aux droits humains s’étendent aux fournisseurs indirects.
Un workflow bien conçu doit envisager ces différentes catégories. Classifier les types de relations en amont garantit que l’évaluation des risques ultérieure s’aligne avec la nature réelle de la relation.
2. Utiliser des données de risque préliminaires pour un tri intelligent
La première décision réelle dans tout flux de conformité consiste à déterminer la profondeur de l’évaluation. Le scoring de risque préliminaire permet de trier efficacement.
Votre logiciel doit capturer des données critiques telles que la géographie, le secteur d’activité, l’interaction avec les pouvoirs publics et le risque de dépendance. Il doit les traduire en un calcul de risque préliminaire défendable. Cette étape automatisée garantit que les équipes examinent les agents à haut risque avec plus d’intensité que les fournisseurs à faible risque.
3. Établir des niveaux de risque actionnables
La classification par niveaux de risques transforme les données brutes en matrice de workflow. Vous pouvez utiliser un système simple à trois niveaux ou une matrice granulaire. Chaque niveau doit déclencher un parcours de diligence raisonnable spécifique et proportionné.
- Risque faible : Automatisez le screening sanctions et la vérification financières de base.
- Risque moyen : Déclenchez le screening « negative news », la cartographie de l’actionnariat, un questionnaire court et l’attestation des politiques.
- Risque élevé : Exigez une due diligence renforcée, des enquêtes de sources indépendantes et potentiellement des audits sur site.
4. Aligner la due diligence raisonnable avec les exigences juridiques
La « diligence raisonnable » est une boîte à outils. Pour les entreprises européennes et françaises, cet outil doit spécifiquement répondre aux exigences fixées par la directive CSDDD, ainsi qu’aux obligations françaises issues de la loi Sapin II et de la loi sur le devoir de vigilance des sociétés mères et entreprises donneuses d’ordre.
Votre workflow doit intégrer des critères spécifiques pour prendre en compte les spécificités de ces réglementations. Cela inclut une analyse des risques en matière de corruption, de sanctions, de droits humains et d’environnement, suivie d’une évaluation concrète du risque fournisseur si nécessaire. La plateforme doit permettre suffisamment de souplesse pour vous permettre de déployer des questionnaires spécifiques ou l’identification bénéficiaires effectifs lorsque le profil de risque l’exige.
5. Déployer un modèle hybride interne et externe
Les dispositifs d’évaluation des tiers matures utilisent souvent un modèle hybride pour équilibrer maitrise du risque et efficacité. Les équipes internes conservent le contrôle, le contexte et la mémoire institutionnelle. Les prestataires spécialisés en due diligence offrent des capacités de recherche étendues pour les vérifications critiques.
Une plateforme utile doit intégrer ces approches. Elle vous permet d’assigner des tâches aux utilisateurs internes tout en déclenchant des demandes auprès de prestataires externes. Le système trace tous les résultats dans une piste d’audit unique.
6. Structurer la gouvernance et documenter les décisions
Une approbation bien documentée est une bonne pratique de gouvernance devenue indispensable aux yeux du régulateur. La décision doit être transparente, documentée et explicitement liée au niveau de risque et aux preuves recueillies.
Votre logiciel doit intégrer les différents niveaux de validation, routant les décisions du responsable conformité puis au comité des risques en fonction du niveau de risque. Cela impose la séparation des tâches et garantit qu’aucun tiers à haut risque n’est engagé avec l’entreprise sans le niveau approprié de validation.
7. Lier les risques tiers à la gestion des politiques
La gestion des risques repose sur des critères clairs. Vous devez vous assurer que vos tiers comprennent et s’engagent à respecter vos standards de conformité avant leur intégration.
EQS Compliance Cockpit vous permet d’intégrer vos politiques directement dans le workflow d’évaluation des tiers. Vous pouvez diffuser automatiquement le Code de conduite fournisseurs ou les politiques anti-corruption pendant le processus de due diligence. Le système trace la réception et la lecture de ces documents directement dans le profil du fournisseur, créant ainsi une piste d’audit unifiée combinant évaluation des risques et l’opposabilité des politiques.
8. Opérationnaliser les approbations sous condition(s)
De nombreux tiers appartiennent à une catégorie qu’on pourrait qualifier d’« acceptables sous conditions ». Dans ces cas, le workflow doit imposer des mesures d’atténuation des risques avant l’engagement contractuel.
La plateforme doit tracer ces conditions : clauses contractuelles renforcées, attestation des politiques, certifications, exigences de formation spécifiques, contrôles d’intégration, engagements de surveillance ou garanties financières supplémentaires. Le système doit empêcher la validation finale du tiers jusqu’à ce que ces mesures soient effectivement mises en œuvre et documentées.
9. Maintenir un calendrier de réévaluation dynamique
Le risque évolue : les actionnariats changent, les difficultés financières émergent, les conditions géopolitiques se transforment.
Votre workflow doit incorporer un cycle de réévaluation dynamique, également fondé sur le risque. Les relations à faible risque peuvent par exemple faire l’objet d’une révision annuelle tandis que les entités à haut risque nécessitent une surveillance automatisée en continue. La réévaluation déclenchée garantit que les nouvelles alertes médias « negative news » ou inscriptions sur listes de sanctions relancent immédiatement le processus de vérification, maintenant ainsi votre posture de défense active.