Découvrez pourquoi utiliser un logiciel RGPD et comment le choisir
Dans un monde où les données personnelles sont omniprésentes, la conformité au RGPD n’est plus une option : elle est indispensable. Les entreprises doivent non seulement protéger les droits des individus, mais aussi organiser efficacement leurs processus internes pour garantir la sécurité, la traçabilité et la conformité de leurs traitements de données.
C’est là qu’un logiciel RGPD comme EQS Privacy Cockpit devient un allié stratégique : il centralise, simplifie et industrialise toutes les étapes nécessaires pour une mise en conformité efficace et pérenne.
Pourquoi utiliser un logiciel RGPD ?
Engager son réseau de référents dans la mise en conformité au RGPD
Une plateforme de mise en conformité ergonomique et au design engageant facilite le travail du DPO et l’implication des collaborateurs dans les actions de conformité.
Accélérer ses processus de mise en conformité
Grâce aux différents modules déroulant les processus de mise en conformité de A à Z, le DPO et ses référents gagnent en efficacité dans leur gestion quotidienne du RGPD. Le système de notifications instantanées, sur le logiciel et par mail, permet à un utilisateur d’être alerté dès qu’une action lui est attribuée, mais permet aussi d’alerter des acteurs qui n’ont pas accès au logiciel (exemple : demander à un chef de projet de remplir une fiche Privacy By Design).
Suivre la progression de la culture RGPD au sein de son organisation
Des modules comme le « Suivi de la formation » ou le « Suivi des contrôles » permettent au DPO de suivre la diffusion de la culture RGPD au sein de son organisation.
Centraliser tous les documents relatifs à sa conformité au RGPD
Une plateforme comme EQS Privacy Cockpit permet de centraliser tous les documents de mise en conformité et d’éviter la duplication de lieux de stockage. En cas de contrôle, tous les documents justifiant votre niveau de conformité sont disponibles en un seul lieu, et directement exportables.
Rester informé des évolutions du cadre réglementaire
Pour assurer une conformité au RGPD continue, il est important de rester informé des évolutions du cadre législatif et réglementaire. Afin de répondre à ce besoin, notre solution met à disposition une veille juridique alimentée de manière régulière par des experts en droit des données et offre un accès direct aux guides, référentiels et délibérations de la CNIL.
Gérer et maîtriser ses risques
Centralisez tous vos processus de conformité, engagez vos équipes et suivez l’avancement de votre projet en temps réel. Avec EQS Privacy Cockpit, simplifiez vos audits, sécurisez vos données et démontrez votre conformité à tout moment.
A partir de quand faut-il utiliser un logiciel RGPD ?
- Les registres des activités de traitement
- Les analyses de nouveaux projets (Privacy By Design)
- La gestion des exercices de droits
- La gestion des violations de données
- La gestion de la documentation nécessaire à la démonstration de sa conformité (Accountability)
L’adoption d’un tel logiciel s’avère donc être un indispensable pour accélérer et optimiser sa mise en conformité, et éviter la multiplication de processus artisanaux par mail, fichiers Excel et autres espaces de partages.
Il n’est jamais trop tard pour adopter un logiciel dédié, mais plus tôt il est intégré, plus simple sera la transition depuis les processus existants.
N’hésitez pas à demander, au plus tôt, une démo du logiciel EQS Privacy Cockpit.
16 fonctionnalités indispensables d’un bon logiciel RGPD
11 fonctionnalités pour assurer la conformité
- Registre de traitements en qualité de responsable de traitement
- Registre de traitements en qualité de sous-traitant
- Registre des exercices de droits
- Registre des violations de données
- Module pour réaliser des analyses d’impact (AIPD) lié aux traitements
- Module Privacy By Design
- Sessions de sensibilisation
- Référentiel des tiers destinataires de données, avec clauses et mentions RGPD
- Référentiel des logiciels utilisés avec mesures de sécurité
- Base de modèles de documents (clauses, mentions d’information, politique de confidentialité…)
- Veille juridique intégrée
5 fonctionnalités pour piloter sa conformité
- Suivi des actions de sensibilisation
- Indicateurs de suivi des risques et conformité
- Annuaire des contacts impliqués (référents RGPD, chefs de projet…)
- Suivi des audits réalisés et à venir
- Centralisation de tout le patrimoine documentaire (contrats, politiques de confidentialité, audits externes, supports de sensibilisation…)
5 arguments pour convaincre sa direction
- Réduire les coûts
- Logiciel en mode SaaS : adieu installation, maintenance et hébergement.
- Tous les processus de conformité centralisés sur une seule plateforme.
- Veille juridique et documentation pratique incluses.
- Industrialiser sa conformité
- Concentration de tous les processus RGPD : gestion des exercices de droits, violations de données, analyses Privacy By Design, registre des traitements, traçabilité des actions.
- Les équipes se concentrent sur les tâches à valeur ajoutée.
- Centraliser et partager la documentation
- Fini les multiples serveurs ou espaces partagés.
- Tous les documents sont accessibles et organisés sur la plateforme.
- Suivre l’avancement du projet
- Indicateurs et KPIs automatiques pour mesurer l’avancement et rendre compte à la direction.
- Démontrer sa conformité
- Export rapide de tous les éléments nécessaires à la preuve de conformité.
- Facilite les contrôles et audits, tout en montrant l’engagement de l’organisation.
- Impliquer ses équipes
- Guidage étape par étape pour toutes les parties prenantes (IT, marketing, achats…)
- Réduction des questions et simplification des processus décentralisés.
Conclusion
Adopter EQS Privacy Cockpit, c’est transformer la mise en conformité RGPD en un processus simple, centralisé et mesurable. La plateforme facilite le suivi, la documentation et l’implication de vos équipes, tout en assurant que votre organisation respecte les obligations légales et protège les données personnelles de manière efficace.
