En finir avec l’enfer des tableurs en compliance : pourquoi il est temps de passer à la vitesse supérieure
Libérez-vous des techniques manuelles et chronophages pour faire évoluer la gestion de votre relation avec des tiers
Les tableurs conviennent pour organiser des données simples, mais leurs limites deviennent rapidement évidentes dès lors qu’il s’agit de gérer les risques liés aux tiers. À mesure que les structures se développent et que les interactions avec les tiers se multiplient, l’approche traditionnelle reposant sur des tableaux Excel et de la documentation manuelle devient de plus en plus compliquée à tenir.
Pendant des années, les entreprises de taille moyenne ont dû s’appuyer sur des tableurs pour suivre leurs relations commerciales, gérer la documentation relative à la compliance et cartographier les risques liés aux tiers. Une persistance qui s’explique par la familiarité et la praticité de ces outils : après tout, (presque) tout le monde sait utiliser Excel ! Pourtant à mesure que l’activité d’une entreprise se développe, ces outils montrent leurs limites face à des exigences de plus en plus complexes en matière de compliance.
Regardez ce qui se produit quand l’activité s’intensifie : des centaines de feuilles Excel se multiplient au sein des services, le contrôle des différentes versions des documents devient chaotique et des mises à jour importantes passent entre les mailles du filet.
Ce questionnaire fournisseur que vous avez mis à jour la semaine dernière ? Votre collègue travaille toujours pourtant sur une version obsolète.
L’évaluation des risques que votre équipe a soigneusement documentée ? Elle est perdue dans une boîte mail, en pièce jointe d’un message « TR : TR : TR : Évaluation des tiers ».
L’intégrité des données est fragilisée par des petites erreurs insignifiantes : référence de cellule mal saisie, formule supprimée, ou simple coquille lors d’une saisie manuelle. Parallèlement, vos équipes juridiques et chargées de la confidentialité s’inquiètent du stockage d’informations sensibles dans des fichiers susceptibles d’être copiés, partagés ou consultés sans contrôle. Les outils censés réduire les risques deviennent eux-mêmes des sources de risques.
Quelle est l’alternative ?
Les erreurs liées à la gestion de la compliance à l’aide de tableaux Excel sont certes agaçantes, mais parfaitement évitables. Les solutions d’évaluation des tiers spécialement conçues à cet effet répondent à ces difficultés en fournissant un cadre structuré pour la gestion des relations avec les tiers.
Une option consiste à déployer un outil centralisé où sont stockées et mises à jour toutes les informations relatives aux tiers. Cette source unique d’information réduit le chaos générée par la multiplication des feuilles Excel et des échanges d’e-mails contradictoires, et garantit que chacun travaille sur des données uniques, exactes et à jour. Quand un membre de l’équipe modifie le profil de risque d’un fournisseur, cette information devient immédiatement disponible pour tous les utilisateurs autorisés.
La numérisation remplace les tâches manuelles laborieuses par des workflows automatisés. Plutôt que de suivre manuellement les dates d’expiration des évaluations des fournisseurs, le système envoie des alertes avant les renouvellements. Plutôt que d’échanger des tableurs et des questionnaires par e-mail pour validation, les workflows dirigent les évaluations vers les bonnes personnes au bon moment.
La collaboration devient enfin fluide lorsque la compliance n’est plus confinée dans des pages Excel cloisonnées. Cette visibilité interfonctionnelle élimine les barrières qui pénalisent si souvent les entreprises dépendantes des tableurs.
Les workflows doivent simplifier les processus récurrents, comme les notifications liées au renouvellement des documents relatifs à des fournisseurs. Les tableaux de bord offrent une vue claire du paysage des risques liés aux tiers, visibilité devenue essentielle car les entreprises sont confrontées à une surveillance réglementaire croissante en matière de relations avec des tiers.
Des arguments commerciaux en faveur d’une montée en gamme
Une solution centralisée de gestion des risques liés aux tiers va bien au-delà du simple confort d’utilisation : elle offre des avantages commerciaux tangibles qui renforcent la résilience et la compétitivité de votre organisation.
Efficacité accrue et réduction des coûts
Les workflows éliminent les tâches manuelles répétitives, allégeant la charge administrative et permettant aux équipes de se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée. Grâce à une source d’informations fiable, les erreurs diminuent, ce qui fait gagner du temps auparavant perdu à corriger des incohérences et à rechercher des données éparses.
Votre compliance officer qui passait auparavant des heures à rapprocher des informations contradictoires provenant de tiers peut désormais se concentrer sur l’élaboration d’un cadre de gestion des risques plus robuste. L’équipe achats, qui passait son temps à retrouver des documents, peut se concentrer sur sa fonction de négociation et entretenir des relations plus solides avec les fournisseurs.
Une évaluation des tiers ciblée sur ce qui compte vraiment
Un système structuré permet aux entreprises d’évaluer les risques liés aux tiers de manière plus stratégique. En attribuant des profils de risque uniques, les équipes peuvent hiérarchiser leurs efforts d’évaluation, en se concentrant sur les fournisseurs à haut risque ou les tiers les plus influents. Cela permet une prise de décision plus éclairée, une meilleure allocation des ressources et, en fin de compte, une gestion plus efficace des risques liés aux tiers.
Plutôt que d’appliquer le même niveau de contrôle à tous les partenaires, les organisations peuvent adopter une approche fondée sur le risque : les tiers à fort enjeu font l’objet d’évaluations approfondies, tandis que les relations moins sensibles sont examinées de manière proportionnée et efficiente. Cette stratégie maximise la protection pour un coût maîtrisé.
Éviter les coûts élevés en cas de défaillance
Les amendes et les atteintes à la réputation résultant de manquements en matière de compliance peuvent être coûteuses. Une solution centralisée d’évaluation des tiers aide les entreprises à anticiper les évolutions réglementaires en garantissant l’exactitude des données, la traçabilité des actions et une gestion proactive des risques. En réduisant le risque de non-conformité, l’entreprise se prémunit contre des sanctions financières et renforce la confiance de ses clients et investisseurs.
La prise de décision s’appuie sur des données fiables et accessibles. Lorsque les dirigeants peuvent consulter rapidement le profil de risque de l’écosystème tiers via des tableaux de bord intuitifs, ils prennent des décisions éclairées concernant le choix des fournisseurs, le renouvellement des contrats et les mesures d’atténuation. Les décisions fondées sur des informations partielles, fréquentes dans les organisations tributaires de tableurs, laissent place à une véritable gouvernance fondée sur les données complètes et à jour.
La conformité devient alors un processus naturel et continu plutôt qu’une succession d’efforts précipités. Avec une attention accrue sur les relations avec les tiers dans les différents secteurs, les organisations disposant de systèmes structurés peuvent justifier sereinement leur méthodologie : la traçabilité des actions est claire, complète et accessible, et ne se perd pas dans des dizaines de feuilles Excel ou d’échanges par email.
Au-delà des tableurs : une approche stratégique
Remplacer Excel par une solution logicielle dédiée à l’évaluation des tiers constitue un changement majeur, mais il n’est pas insurmontable. Une mise en œuvre réfléchie et progressive rend cette transition abordable, même pour les PME aux ressources limitées.
Commencez par identifier clairement les problèmes que vous essayez de résoudre. La gestion des versions est-elle votre principale difficulté ? Avez-vous besoin d’une meilleure visibilité sur les évaluations des risques ? Êtes-vous préoccupé par la démonstration de votre conformité réglementaire ? Clarifier vos enjeux facilitera le choix d’une solution adaptée.
Impliquez les parties prenantes de toute la structure dans le processus de sélection. Privilégiez des interfaces intuitives qui nécessitent peu de formation : plus l’utilisation est proche des tableurs dont l’utilisation est déjà familière, plus la transition sera simple.
L’outil idéal ne doit pas fonctionner en silo : il doit s’intégrer aux systèmes de gestion des contrats, aux plateformes d’approvisionnement et aux autres applications métiers. Ces intégrations évitent les saisies redondantes et offrent une vue consolidée des relations avec les tiers.
Planifiez soigneusement le transfert des données. Le transfert des tableurs vers un système structuré est l’occasion de nettoyer et de normaliser vos données fournisseurs. Passez en revue les informations existantes, définissez des taxonomies cohérentes et assurez-vous‑ que vous partez d’un socle de données fiable. Une mise en œuvre progressive, en commençant par vos fournisseurs les plus stratégiques, rendra le processus plus facile à gérer.
Grâce à sa fonction intégrée de surveillance des risques, à ses seuils paramétrables et à ses questionnaires, EQS Third Parties vous permet d’évaluer et d’atténuer de manière proactive les risques liés aux tiers. La vérification automatisée des tiers surveille en continu les sanctions, les listes de surveillance, les personnes politiquement exposées (PPE) et le filtrage de la presse négative, afin d’identifier les signaux d’alerte et d’agir avant qu’ils ne se transforment en responsabilités. L’intégration des nouveaux tiers est rapide, et la collaboration entre équipes s’effectue sans friction, offrant un accès en temps réel aux données critiques nécessaires à une prise de décision argumentée.
Conçu pour être facile à utiliser, EQS Third Parties permet de transférer vos tableurs vers une interface qui ne nécessite qu’un minimum de formation. Des tableaux de bord personnalisés offrent une vue d’ensemble claire, tandis que la tarification reste modulable, vous permettant d’adapter efficacement la gestion de vos relations avec les tiers sans dépasser votre budget.
Une approche plus intelligente
L’approche des tableurs pour la gestion de la compliance revient à essayer de construire des fondations solides sur du sable mouvant : désorganisée, chronophage et, au final, non viable à mesure que votre entreprise se développe. Les informations essentielles sont dispersées dans plusieurs fichiers, les mises à jour manuelles ralentissent tout et des détails importants passent entre les mailles du filet.
Une solution d’évaluation des tiers centralisée permet d’organiser le désordre, en garantissant que toutes les données relatives aux tiers, les évaluations des risques et les mesures d’atténuation sont regroupées dans un seul endroit sécurisé et facile à gérer. Grâce à des processus numériques qui permettent d’économiser du temps comme des ressources, le tout dans une interface accessible, simple d’utilisation et qui garantit la confidentialité des données, votre équipe peut passer de la maintenance administrative à une véritable gestion stratégique des risques, exactement là où son attention doit se porter.
