Sous-traitant et RGPD : Quelles sont vos obligations ?
Le RGPD définit clairement les rôles et responsabilités des acteurs intervenant dans le traitement des données personnelles. Les sous-traitants ont des obligations précises pour assurer la conformité des traitements et la protection des données personnelles traitées pour le compte d’un responsable de traitement.
La règlementation sur la protection des données vise à renforcer le cadre juridique applicable aux traitements et à accroître les sanctions en cas de manquements aux droits et libertés des personnes concernées. Le RGPD clarifie ainsi les responsabilités des différents acteurs impliqués dans la collecte et le traitement des données personnelles.
Deux types d’acteurs sont distingués : le responsable de traitement et le sous-traitant. Le responsable détermine les finalités et les moyens du traitement, tandis que le sous-traitant traite les données pour le compte de ce dernier.
Le RGPD impose des obligations spécifiques aux sous-traitants afin de garantir la protection des données. La relation de sous-traitance doit être formalisée par un contrat ou un acte juridique précisant l’objet et la durée du traitement, sa nature, sa finalité, les données concernées et les obligations de chaque partie.
Les obligations des sous-traitants (article 28 RGPD)
Obligation de notification
Un sous-traitant ne peut recruter d’autres sous-traitants sans l’autorisation préalable du responsable de traitement. Cette autorisation peut être spécifique ou générale. Dans le cas d’une autorisation générale, une notification doit être envoyée au responsable dès que le sous-traitant fait appel à un autre sous-traitant, qui peut s’y opposer. Chaque sous-traitant ultérieur doit conclure un contrat définissant les responsabilités de chaque partie en matière de protection des données.
Le sous-traitant doit également informer le responsable de toute violation de données personnelles dans les meilleurs délais, en précisant la nature de la violation, les catégories et le nombre de personnes concernées, les données concernées et les mesures prises pour remédier à la violation et atténuer les risques.
Obligation de collaboration et d’assistance
Le sous-traitant ne doit traiter les données personnelles qu’en suivant les instructions du responsable de traitement, notamment en ce qui concerne le transfert de données.
Il doit également assister le responsable de traitement dans l’exercice de ses obligations en matière de protection des données. Cela peut inclure la réalisation des analyses d’impact sur la protection des données, la mise en place de mesures techniques et organisationnelles pour sécuriser les données, ou encore la gestion des demandes d’exercice de droit.
Par ailleurs, au terme de la prestation de services, le sous-traitant doit supprimer toutes les données personnelles ou les renvoyer au responsable de traitement selon le choix effectué par ce dernier, et doit détruire toutes les copies existantes, sauf si une exigence légale impose la conservation de ces données.
Obligation de garantir la sécurité et la confidentialité des données
Le sous-traitant doit veiller à ce que les personnes qui sont autorisées à traiter les données personnelles soient soumises à une obligation de confidentialité. Il doit aussi prendre toutes les mesures nécessaires pour garantir la sécurité des données personnelles qu’il traite. Ces mesures doivent notamment protéger les données contre la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée ou l’accès non autorisé aux données. Elles doivent être prises dès la conception du traitement et être adaptées au risque, dans une démarche de Privacy by Design.
Ceci nécessite d’identifier et d’évaluer les risques liés au traitement des données personnelles, potentiellement des données sensibles, et de mettre en place des procédures pour tester, évaluer et améliorer l’efficacité des mesures. Le sous-traitant doit ainsi notamment restreindre l’accès aux données personnelles aux seules personnes autorisées, mettre en œuvre des mesures de sécurité physique et logique pour protéger les données, utiliser des systèmes et des logiciels de sécurité fiables, mettre en œuvre des procédures de sauvegarde et de restauration des données, etc.
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Obligation de transparence
Le sous-traitant doit mettre à disposition du responsable de traitement les informations et les ressources nécessaires lui permettant de démontrer le bon respect de l’ensemble des dispositions de la règlementation. Ces informations doivent ainsi permettre au responsable de traitement de réaliser des audits et contrôles réguliers.
Conclusion
Respecter les obligations des sous-traitants est essentiel pour assurer la conformité au RGPD et protéger les données personnelles des individus. En mettant en place des processus clairs, en documentant leurs actions et en collaborant étroitement avec les responsables de traitement, les sous-traitants contribuent à renforcer la sécurité, la confidentialité et la transparence des traitements de données. Adopter une démarche proactive permet non seulement de réduire les risques de sanctions, mais également de renforcer la confiance des clients et partenaires.
