Warum Sie eine DSGVO-Software nutzen sollten – und worauf Sie bei der Auswahl achten sollten
In einer Welt, in der personenbezogene Daten allgegenwärtig sind, ist DSGVO-Compliance keine Option mehr, sondern eine Notwendigkeit. Unternehmen müssen nicht nur die Rechte betroffener Personen schützen, sondern auch ihre internen Prozesse effizient gestalten, um die Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und DSGVO-Konformität ihrer Verarbeitungstätigkeiten sicherzustellen.
Hier kommt eine DSGVO-Software wie EQS Privacy Cockpit ins Spiel: Sie zentralisiert, vereinfacht und standardisiert alle erforderlichen Compliance-Prozesse und schafft so die Grundlage für eine effiziente und nachhaltige Compliance.
Warum eine DSGVO-Software nutzen?
Datenschutzverantwortliche aktiv einbinden
Eine benutzerfreundliche Compliance-Plattform erleichtert die tägliche Arbeit des Datenschutzbeauftragten und bindet alle an der DSGVO-Compliance Beteiligten aktiv in die relevanten Compliance-Prozesse ein.
DSGVO-Compliance-Prozesse beschleunigen
Dank verschiedener Module, die sämtliche Compliance-Prozesse abdecken, können Datenschutzbeauftragte und alle an der DSGVO-Compliance Beteiligten ihre täglichen Aufgaben effizienter erledigen. Ein integriertes Benachrichtigungssystem informiert die Verantwortlichen automatisch per Software oder E-Mail, sobald ihnen eine neue Aufgabe zugewiesen wurde. Auch Mitarbeitende ohne Zugriff auf die Software können in die Prozesse eingebunden werden, beispielsweise durch die Aufforderung, ein Privacy-by-Design-Formular auszufüllen.
Behalten Sie stets im Blick, wie sich das Bewusstsein für Datenschutz in Ihrem Unternehmen entwickelt.
Module wie „Training Tracking“ oder „Controls Tracking“ ermöglichen es dem Datenschutzbeauftragten, nachzuvollziehen, wie sich das Bewusstsein für Datenschutz im gesamten Unternehmen entwickelt.
Alle DSGVO-relevanten Dokumente zentral verwalten
Eine Plattform wie das EQS Privacy Cockpit bündelt alle Compliance-Dokumente an einem zentralen Ort und verhindert redundante Ablagen. Im Falle einer Prüfung stehen alle Dokumente, die die Einhaltung der DSGVO belegen, zentral zur Verfügung und können direkt exportiert werden.
Über regulatorische Änderungen auf dem Laufenden bleiben
Um die DSGVO-Compliance dauerhaft sicherzustellen, ist es wichtig, gesetzliche und regulatorische Entwicklungen im Blick zu behalten. Unsere Lösung bietet eine von Datenschutzexperten regelmäßig aktualisierte Rechtsbeobachtung sowie direkten Zugriff auf Leitfäden, Orientierungshilfen und Entscheidungen der zuständigen Aufsichtsbehörden.
Risiken erkennen und steuern
Zentralisieren Sie all Ihre Compliance-Prozesse, binden Sie Ihre Teams aktiv ein und verfolgen Sie den Fortschritt Ihres Projekts in Echtzeit. Mit dem EQS Privacy Cockpit vereinfachen Sie Ihre Audits, schützen Ihre Daten und können Ihre Compliance jederzeit nachweisen.
Wann Sie auf eine DSGVO-Software setzen sollten
- Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten (VVT)
- Analyse neuer Projekte (Privacy by Design)
- Verwaltung von Betroffenenrechten
- Verwaltung von Datenschutzverletzungen
- Dokumentation zum Nachweis der Rechenschaftspflicht
Der Einsatz einer solchen Software beschleunigt und optimiert die DSGVO-Compliance und verhindert, dass sich isolierte Prozesse über E-Mails, Excel-Dateien oder gemeinsame Ablagen entwickeln.
Für die Einführung einer DSGVO-Software ist es nie zu spät. Je früher sie jedoch in bestehende Prozesse integriert wird, desto reibungsloser gelingt der Übergang.
Die 16 wichtigsten Funktionen einer leistungsfähigen DSGVO-Software
11 Funktionen für eine wirksame DSGVO-Compliance
- Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) für Verantwortliche
- Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten für Auftragsverarbeiter
- Verwaltung von Betroffenenrechten
- Management von Datenschutzverletzungen
- Modul zur Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) in Verbindung mit Verarbeitungstätigkeiten
- Privacy-by-Design-Modul
- Schulungs- und Sensibilisierungsmaßnahmen
- Verzeichnis externer Datenempfänger einschließlich DSGVO-konformer Vertragsklauseln und Datenschutzinformationen
- Verzeichnis der eingesetzten Software einschließlich Sicherheitsmaßnahmen
- Vorlagenbibliothek (Vertragsklauseln, Informationspflichten, Datenschutzhinweise usw.)
- Integrierte Rechtsbeobachtung
5 Funktionen für ein effizientes Compliance-Management
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- Nachverfolgung von Schulungs- und Sensibilisierungsmaßnahmen
- Kennzahlen zur Überwachung von Risiken und Compliance
- Verzeichnis aller Beteiligten (Datenschutzverantwortliche, Projektverantwortliche usw.)
- Nachverfolgung abgeschlossener und anstehender Audits
- Zentrale Verwaltung der gesamten Compliance-Dokumentation (Verträge, Datenschutzhinweise, Auditberichte, Schulungsunterlagen usw.)
6 Argumente, um Ihr Management zu überzeugen
Kosten senken
- SaaS-Lösung: keine Installation, Wartung oder eigene Hosting-Infrastruktur erforderlich
- Alle Compliance-Prozesse auf einer zentralen Plattform gebündelt
- Integrierte Rechtsbeobachtung und praxisnahe Unterstützung durch Leitfäden und ergänzende Dokumente
Compliance-Prozesse effizient gestalten
- Alle DSGVO-relevanten Prozesse zentral gebündelt – von Betroffenenrechten und Datenschutzverletzungen über Privacy-by-Design-Analysen bis hin zum Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und der Nachverfolgung von Maßnahmen
- Teams können sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren
Dokumentation zentral verwalten und teilen
- Keine verteilten Dokumentenablagen auf unterschiedlichen Servern oder in gemeinsamen Speicherbereichen mehr
- Alle Dokumente sind zentral auf der Plattform verfügbar und strukturiert abgelegt
Projektstatus stets im Blick behalten
- Automatisch generierte Kennzahlen und KPIs zur Überwachung des Projektstatus und für das Reporting an das Management.
DSGVO-Compliance jederzeit zuverlässig nachweisen
- Schneller Export aller Dokumente zum Nachweis der DSGVO-Compliance.
- Erleichtert Audits und unterstreicht das Engagement Ihrer Organisation für Datenschutz und Compliance.
Teams aktiv einbinden
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- Schritt-für-Schritt-Anleitungen für alle Beteiligten (IT, Marketing, Einkauf usw.)
- Weniger Rückfragen und einfachere dezentrale Prozesse
Fazit
Mit dem EQS Privacy Cockpit lassen sich DSGVO-Compliance-Prozesse zentral steuern, dokumentieren und nachvollziehbar gestalten. Die Plattform unterstützt Organisationen dabei, Compliance-Aktivitäten effizient zu verwalten, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und personenbezogene Daten wirksam zu schützen.
