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Success Story

AUDI AG

Wie die AUDI AG ihre Unternehmensrichtlinien jetzt per Rulebook App und RuleBot kommuniziert

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Die Herausforderung

Als international agierendes Unternehmen verfügt die AUDI AG über ein umfangreiches und dynamisches Regelungswerk. Technische Innovationen, neue Gesetzgebungen und komplexe globale Entwicklungen stellen hohe Anforderungen an Vollständigkeit, Aktualität und Rechtssicherheit von Richtlinien. Um Risiken zu minimieren und die Reputation des Unternehmens zu schützen, müssen die jeweils geltenden Vorgaben für die Beschäftigten nicht nur kommuniziert, sondern nachhaltig verankert werden. In der Vergangenheit waren alle Unternehmensrichtlinien ausschließlich über die Regelungswelt im Audi Intranet als PDF-Dokumente abrufbar.

Die Lösung

Seit Mai 2020 setzt Audi mit der Audi Rulebook App und dem RuleBot auf neue, digitale Lösungen. Das Audi Rulebook vereinfacht die Suche nach der richtigen Handlungsanweisung. Statt mehrseitige Dokumente lesen und durchsuchen zu müssen, finden Mitarbeitende und Führungskräfte die Antworten auf konkrete Fragen im Audi Rulebook interaktiv. So gelangt man über eine geführte Suche mit gezielten Themenvorschlägen oder durch die Freitextsuche schnell zur passenden Handlungsanweisung. Das Audi Rulebook gestaltet den Zugang zur Regelungswelt deutlich attraktiver und leistet damit einen unmittelbaren Beitrag zur Akzeptanz und dem Vertrauen gegenüber Regelungen.

Audi Rulebook als interaktiver Helfer

Mithilfe der IRM® Technologie sind nun alle Richtlinien digitalisiert in einer Web-App zu finden: anwendungsorientiert und jederzeit verfügbar. Dabei wurden nicht nur die rund 80 Richtlinien überführt, sondern über tausend Use Cases angelegt. Mithilfe dieser erhalten die Mitarbeitenden Hilfestellung zu konkreten Anwendungsfällen. Diese sind in Form von Frage- und Antwortkombinationen abgebildet und zeigen die konkreten Handlungsrechte und -pflichten in der jeweiligen Situation.

Das Audi Rulebook ermöglicht außerdem:

  • Rechtssicherheit: Die Antworten sind immer eindeutig nachvollziehbar und dürfen nicht von der Technologie eigenständig erdacht werden
  • Pull-Kommunikation: Mitarbeitende können die für sie relevanten Themen aktiv im Audi Rulebook suchen
  • Push-Kommunikation: Die digitalisierten Use Cases können systematisch an bestimmte Zielgruppen ausgespielt werden
  • Einbindung weiterer Inhalte ohne zusätzliche Programmierung: Neben den Richtlinien können themenverwandte Informationen wie zum Beispiel zu den Themen Datenschutz, Bewirtungen oder Geschäftsfahrzeugnutzung direkt in die Anwendung integriert werden
  • Transparenz und Handlungssicherheit bei Regelungen: Die digitale Lösung bietet einen leichten Zugang und befähigt Mitarbeitende schnell, sichere Entscheidungen zu treffen
  • Anonyme und systematische Erfassung hilfreicher Kommentare: Diese Rückmeldungen bieten die Möglichkeit einer kontinuierlichen Verbesserung der Richtlinien selbst

Das Rulebook in der Praxis

Semantische Freitext-Suche

Die semantische Freitext-Suche versteht die Fragen der Mitarbeitenden und leitet zur richtigen Handlungsempfehlung.

Explorative Suche

Die geführte, explorative Suche unterstützt Mitarbeitende, die nicht exakt wissen, wonach sie suchen, aber den Kontext kennen. Sie werden Schritt für Schritt und intuitiv zur richtigen Handlungsempfehlung geleitet.

Dialogischer Chatbot

Der dialogische Chatbot kommuniziert gezielt mit dem Nutzenden und stellt weiterführende Informationen zur Verfügung.

Über Audi

Der Audi-Konzern mit seinen Marken Audi, Ducati und Lamborghini ist einer der erfolgreichsten Hersteller von Automobilen und Motorrädern im Premiumsegment. Er ist weltweit in mehr als 100 Märkten präsent und produziert an 19 Standorten in zwölf Ländern. 100-prozentige Töchter der AUDI AG sind unter anderem die Audi Sport GmbH (Neckarsulm), die Automobili Lamborghini S.p.A. (Sant’Agata Bolognese/Italien) und die Ducati Motor Holding S.p.A. (Bologna/Italien).

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