Success Story | AUDI AG

Cómo Audi AG comunica ahora sus normas corporativas a través de la APP Rulebook y el RuleBot

Sector: Automoción
Centros de producción: 19 sedes en 12 países
Presente en: Más de 100 mercados en todo el mundo

En su calidad de empresa con actividad internacional, AUDI AG tiene un amplio y dinámico conjunto de normas. Las innovaciones técnicas, la nueva legislación y los complejos desarrollos globales generan una gran demanda de directrices completas, actualizadas y legalmente adecuadas. Con el fin de minimizar los riesgos y proteger la reputación de la empresa, los requisitos aplicables a los empleados no solo deben ser comunicados, sino también deben estar fundamentados de modo sostenible. Desde mayo de 2020, Audi confía en nuevas soluciones digitales mediante el uso de la app Audi Rulebook y el nuevo RuleBot.

En el pasado, todas las normas de la empresa estaban disponibles únicamente como documentos PDF en la intranet de Audi. Audi Rulebook simplifica la búsqueda de la directriz adecuada. En vez de tener que leer y buscar en documentos con muchas páginas, los empleados y directivos pueden encontrar respuestas a preguntas específicas en Audi Rulebook. De este modo, una búsqueda guiada con sugerencias de temas escogidos o una búsqueda de texto libre lleva a las instrucciones adecuadas. Audi Rulebook hace que el acceso al mundo de las normativas sea más atractivo y produce una mayor confianza y aceptación de dichas normativas.

Audi Rulebook como asistente interactivo

Con ayuda de la tecnología IRM®, ahora es posible encontrar todas las directrices digitalizadas en una app web que está orientada a la aplicación y disponible en cualquier momento. No solo se transfirieron unas 80 normas, sino que se crearon más de mil casos de uso que ayudaron a los empleados a recibir asistencia con casos de uso específicos. Estos casos se describen en un formato con combinaciones de preguntas y respuestas que detallan derechos y obligaciones específicos acerca de cómo se debe actuar en cada situación. Se presta una especial atención a las respuestas sobre cumplimiento legal. Esto significa que las respuestas tienen que ser claramente comprensibles y no estar elaboradas de modo independiente por la tecnología en sí.

Junto con la llamada comunicación „pull“ (es decir, los temas que los empleados buscan activamente), Audi Rulebook es perfecto para la comunicación „push“. Los casos de uso digitalizados pueden ser distribuidos automáticamente a grupos de destinatarios específicos. Además, el Rulebook ofrece la posibilidad de integrar contenido suplementario junto a las directrices sin que sea necesario realizar una programación adicional. Por ejemplo, Audi ya ha integrado información relacionada, como la protección de datos o atenciones y uso del vehículo de empresa, directamente en la app.

Rulebook en la práctica:

Búsqueda semántica de texto libre

La búsqueda semántica de texto libre entiende las preguntas de los empleados y les guía hacia la recomendación adecuada para actuar.

Búsqueda explorativa

La búsqueda explorativa guiada presta soporte a los empleados que no saben exactamente qué están buscando, pero conocen el contexto. Se les guía paso a paso de manera intuitiva hacia la recomendación adecuada para actuar.

Conversational Chatbot

El Conversational Chatbot (robot de conversación) se comunica específicamente con el usuario y también le proporciona información adicional.

La base para una cultura corporativa moderna

La comunicación de cumplimiento contextual al mismo nivel es un aspecto integral de la cultura de Compliance e integridad de AUDI AG. Con una clara clasificación dentro del contexto de trabajo respectivo, Audi Rulebook genera transparencia y la certeza de actuar conforme a las normativas. La solución digital permite un acceso sencillo y habilita rápidamente la toma de decisiones seguras sin „dedos recriminatorios“. Para el equipo de Normativas Corporativas de Audi es especialmente valioso que la retroalimentación directa del usuario pueda registrarse de modo anónimo y sistemático. Esta retroalimentación ofrece la oportunidad de conseguir una mejora continua de las directrices en sí mismas.

5 Fragen an Delphine Gieux

Daria Angelini,
Delphine Gieux Sekretärin des Verwaltungsrates, Schneider Electric
Wie kam es, dass Sie sich für die EQS Group entschieden haben?

Während der sorgfältigen Prüfung verschiedener
Anbieter, erfüllte der EQS Insider Manager unsere
Auswahlkriterien. Bei der ersten Produktdemo
konnten wir zudem sehen, wie benutzerfreundlich die Plattform gestaltet ist. Außerdem war
das Tool deutlich kostengünstiger als andere
Lösungen. Das lag daran, dass der Insider
Manager bereits an MAR angepasst war. Andere
Tools beruhten auf früheren/ausländischen Vorschriften und erforderten noch entsprechende
Änderungen, die wir natürlich hätten finanzieren
müssen.

Was waren die größten Herausforderungen bei der Einrichtung?

In der letzten Phase der Einrichtung waren
noch ein paar Anpassungen nötig. Dafür
musste die Inkompatibilität unserer Firewall
überwunden werden, die die Zustellung von
Benachrichtigungen aus dem EQS Insider
Manager an die Empfänger verhinderte. Es gab
kein Back-Up und das System war das einzige
Benachrichtigungstool. Und es war Feiertag
in Deutschland. Das EQS-Team kam trotzdem
ins Büro, um mit unseren IT-Spezialisten, die
weltweit angesiedelt sind, das Problem zu lösen
– trotz Zeitzonen-Unterschiede in Echtzeit. Dies
zeigt einmal mehr das hohe Engagement und die
Flexibilität der EQS Group in diesem Projekt. Der
Roll-Out verlief dann ohne große Komplikationen.

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