¿Le suenan estos problemas?

Falta de un registro formal de los regalos corporativos, invitaciones y conflictos de intereses

Procesos manuales y lentos, a base de Excels, PDFs y correos electrónicos

Interlocutores frustrados porque los procesos de aprobación son demasiado largos

Existe un modo mejor: EQS Approval Manager.

Sus empleados podrán comprobar desde su móvil cuáles son las directrices relacionadas con los regalos corporativos e invitaciones de su empresa y podrán declararlos si es necesario.

Dirección o el departamento de Compliance podrán revisar el regalo, la invitación o el conflicto de intereses según reglas personalizadas.

Los empleados recibirán un mensaje sobre la decisión y podrán hacer más preguntas si es necesario.

EQS Approval Manager explicado en profundidad

Ventajas para su programa de cumplimiento

Código LEI (Identificador de Entidades Legales)

Ahorre tiempo y recursos con workflows de aprobación automatizados

Cree cuestionarios y categorías a medida para declarar los regalos

Defina umbrales de precio y flujos de trabajo específicos en función de cada solicitud

Responda a las preguntas de sus empleados directamente desde el sistema

Mantenga un registro centralizado, a prueba de auditorías, de todas las solicitudes y decisiones

Reciba solicitudes en moneda extranjera convertidas a su moneda preestablecida

Haga un seguimiento global de las solicitudes en tiempo real y cree informes personalizados con información relevante

Funcionamiento intuitivo para todos los usuarios

¿Quiere echar un vistazo a Approval Manager?

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Gestione sus regalos corporativos, invitaciones y conflictos de intereses de forma fácil

  • En el contexto de las leyes antisoborno del Reino Unido (FCPA) y de Francia (Sapin II), las autoridades han estipulado que las empresas deben aplicar procesos para reducir el riesgo de corrupción con respecto a sus gastos en regalos, ocio y viajes.
  • Por ello, auditores, bufetes de abogados y consultorías recomiendan registrar los regalos, invitaciones y conflictos de intereses de las empresas, algo que ya se considera una buena práctica en las organizaciones sensibilizadas con el cumplimiento.
  • A su vez, los empleados necesitan normas y procesos claros sobre los umbrales de precio y otros factores decisivos relacionados con los regalos corporativos, las invitaciones y los conflictos de intereses para actuar en el mejor interés de la empresa.

¿Todavía tiene dudas?

Es muy fácil. A través del portal online personalizado, Integrity Portal, sus empleados podrán declarar cada uno de sus regalos corporativos o invitaciones. Mediante un cuestionario personalizable ubicado en la página de inicio, podrán indicar sus necesidades y observaciones y, a continuación, enviar la solicitud directamente o guardarla como borrador para más tarde. En la vista de resumen, los empleados podrán ver en cualquier momento qué borradores quedan por completar y enviar, qué solicitudes están todavía en curso y cuáles han sido aceptadas o rechazadas.

Con la aplicación Integrity Portal, introducir regalos o invitaciones es fácil y cómodo, ya que también permite enviar solicitudes mientras se está de viaje o sin conexión. Además, gracias a las notificaciones push, los empleados podrán estar al día del estado actual de sus solicitudes.

La experiencia nos demuestra que los empleados tienen muchas dudas sobre qué regalos e invitaciones son compatibles con las directrices corporativas y cuáles no. Aunque las empresas suelen definir umbrales y criterios específicos para cada país para ayudar a los empleados a tomar decisiones, esta información no suele estar disponible en el momento decisivo.

Aquí es donde entra en juego nuestro servicio de asistencia Quick Check. A partir de preguntas cruciales como el país del socio, el coste máximo del regalo o, en el caso de conflictos de intereses, la posible participación de representantes gubernamentales, los empleados reciben información inmediata sobre si el regalo se puede dar directamente o si requiere la aprobación previa de un supervisor directo o del departamento de Compliance. Cada uno de esos aspectos puede ser definido individualmente por la empresa. Quick Check logra, así, que sus empleados se sientan más seguros a la hora de tomar decisiones y promueve el cumplimiento de su política de regalos.

Approval Manager se comercializa en cualquier idioma del mundo. No hay restricciones en cuanto a países: usted decide en qué lugares debe activarse.

Approval Manager ofrece una gran flexibilidad, tanto en lo que respecta a las categorías de solicitudes (regalos, invitaciones y conflictos de intereses) y cuestionarios, como a los flujos de trabajo y al sistema de autorizaciones. De hecho, Approval Manager puede configurarse de tal manera que trace sus sistemas existentes. Se evitan, así, los costes de tener que cambiarlos. Nuestros gestores de proyectos especializados podrán ayudarle en este proceso.

Approval Manager puede definir reglas específicas según los requisitos del cliente. Estas determinarán qué flujos de trabajo y procesos de aprobación deben activarse tras la presentación de una solicitud específica. Las reglas pueden definirse de forma muy detallada y en función de los atributos de cada solicitud; por ejemplo, el país del empleado, el valor monetario del regalo o la participación de representantes gubernamentales. También podrá utilizar estas reglas para controlar si ciertas solicitudes deben ser aprobadas o rechazadas automáticamente, o si es necesaria la aprobación manual en uno o varios niveles.

Los tipos de solicitudes que los empleados pueden presentar a través de Integrity Portal son flexibles y pueden establecerse en función de las necesidades de cada uno. Las categorías típicas suelen ser «regalos» e «invitaciones». Aun así, Approval Manager también puede incluir conflictos de intereses, patrocinios, donaciones, etc. Usted decide qué categorías quiere introducir, qué cuestionarios deben aparecer dentro de estas categorías y cómo deben definirse los sistemas de autorización y los flujos de trabajo correspondientes.

Approval Manager sigue el principio estricto de «necesidad de conocer». Solo los usuarios o grupos de usuarios con los permisos adecuados pueden registrar solicitudes (de regalos, invitaciones o conflictos de intereses), aprobarlas, rechazarlas, reenviarlas y gestionarlas. Además, los permisos se pueden definir de forma granular. Esta granularidad hace que Approval Manager pueda trazar sus procesos de trabajo internos con mayor precisión. He aquí algunos ejemplos:

  • Los responsables de cumplimiento de la sede principal de su empresa pueden ver y gestionar todas las solicitudes.
  • Los responsables de cumplimiento de cada una de las sedes locales pueden ver y gestionar todas las solicitudes de los empleados de su país, pero no pueden eliminarlas ni exportarlas.
  • Los jefes de equipo pueden ver y gestionar todas las solicitudes de su equipo, pero no pueden reenviarlas, eliminarlas ni exportarlas.

La batalla contra la corrupción es un punto clave en los programas de la mayoría de los entes reguladores y supervisores de todo el mundo. Realizar un tratamiento adecuado de los regalos corporativos e invitaciones también se incluye en numerosos textos y directrices legales, muchos de ellos con efecto extraterritorial. He aquí algunos ejemplos:

  • En Estados Unidos, la Ley de prácticas corruptas en el extranjero (FCPA) prevé medidas preventivas para combatir la corrupción. Entre otras cosas, el departamento de Justicia (DoJ) y la Comisión de Bolsas y Valores (SEC) requieren que las empresas establezcan procesos de cumplimiento para minimizar que los regalos e invitaciones corporativos se hagan de forma corrupta. De hecho, la FCPA tiene la potestad de investigar sedes en Estados Unidos, relaciones comerciales con empresas estadounidenses e incluso transacciones en dólares en muchos países.
  • En el Reino Unido, la Ley de sobornos también exige una gestión crítica de regalos e invitaciones corporativos. Aunque la Oficina de Fraudes Graves (SFO) reconoce los regalos como signos de hospitalidad, también señala que, ocasionalmente, estos se utilizan para encubrir intentos de soborno bajo un manto de secretismo. El ámbito de aplicación de la Ley de sobornos del Reino Unido es tan amplio como el de la FCPA, y también persigue ofertas, promesas y pagos a terceros con fines de soborno.
  • En Francia, la Ley anticorrupción Sapin II, que entró en vigor a principios de 2018, prevé toda una serie de medidas para combatir la corrupción. A finales de 2019, la autoridad anticorrupción francesa AfA publicó una guía para ayudar a las empresas a establecer normas y procesos específicos para tratar los regalos e invitaciones corporativos. Las autoridades reguladoras utilizan estas directrices a la hora de investigar a las empresas.

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