Standorte anzeigen
Ja. Die Nutzung der Bahn für eine Geschäftsreise ist möglich, wenn …
- die Bahnreise über das Vertragsreisebüro gebucht wird und
- die Buchung in der 2. Klasse erfolgt (bei einer Fahrtzeit von mehr als 3 Stunden darf auch die 1. Klasse gebucht werden)
Darf ich für Geschäftsreisen die Bahn nutzen?
Bitte beachten Sie:
- Mitglieder der Geschäftsleitung und die sie begleitenden Mitarbeiter können bei Geschäftsreisen immer in der 1. Klasse buchen.
- Reisezeit ist Arbeitszeit, wenn diese innerhalb der Arbeitszeit stattfindet, also durch die Reise die tägliche Regelarbeitszeit nicht überschritten wird.
- Darüber hinaus gehende Reisezeiten sollten so geplant werden, dass diese zur freien Verfügung stehen, etwa durch geeignete Wahl des Verkehrsmittels (z.B. Zug).
Definitionen
Geschäftsreisen
Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit / Geschäftsreise liegt vor, wenn ein Mitarbeiter aus dienstlichen Gründen außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte und seiner Wohnung vorübergehend tätig wird. Die Geschäftsreise beginnt mit Verlassen der Wohnung oder der ersten Tätigkeitsstätte und endet mit Rückkehr zur Wohnung oder zur ersten Tätigkeitsstätte.
Erste Tätigkeitsstätte
Bezeichnet den Arbeitsort, den ein Mitarbeiter typischerweise arbeitstäglich oder je Arbeitswoche an zwei vollen Arbeitstagen oder mindestens zu einem Drittel der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit dauerhaft aufsucht.
Wissenswertes
Geschäftsreisen sind beliebt wie nie. Eine Umfrage des Verbandes Deutsches Reisemanagement zeigt die stetig steigenden Gesamtkosten für Geschäftsreisen in deutschen Unternehmen mit einem aktuellen Spitzenwert im Jahr 2018 von 53,5 Milliarden Euro.
Quelle: Statista
Doch nicht nur die Verkehrsmittel müssen bezahlt werden, auch die Arbeitszeit der Mitarbeiter kostet Geld. Eine Frage, die sich dabei immer wieder stellt:
Reisezeit = Arbeitszeit?
Ob die gesamte Reisezeit als Arbeitszeit zählt, ist situationsabhängig. Wurde vom Arbeitgeber gefordert, dass auf der Strecke z.B. an einer Präsentation für den Außentermin gearbeitet wird, dann zählt dies als Arbeitszeit. Ist allerdings keine solche Anweisung vorgegeben, gilt die Zeit in der Bahn automatisch als Ruhezeit, da sie für private Beschäftigungen wie Lesen, Filme schauen oder Schlafen genutzt werden kann. Selbst wenn der Arbeitnehmer freiwillig arbeitet, zählt dies als Ruhe- und nicht als Arbeitszeit, da er potenziell die Gelegenheit hat, einer anderen Beschäftigung nachzugehen.
Wichtig ist dies vor allem für Reisen, bei denen der Arbeitnehmer erst spät, z.B. gegen Mitternacht, wieder zu Hause ist, am nächsten Tag aber pünktlich um acht Uhr im Büro sein soll. Denn das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) gibt vor, dass der Arbeitnehmer nach „Beendigung der täglichen Arbeitszeit eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden haben“ muss (§5 ArbZG, Abs. 1).
Auf einen Blick
Kann ich Reisezeiten als Arbeitszeit geltend machen?
Ja. Reisezeit ist Arbeitszeit, wenn diese innerhalb der Arbeitszeit stattfindet, also durch die Reise die tägliche Regelarbeitszeit nicht überschritten wird.
Darüber hinaus gehende Reisezeiten sollten so geplant werden, dass diese zu freien Verfügung stehen, etwa durch geeignete Wahl des Verkehrsmittel (z.B. Zug).
Bonusmeilen privat nutzen
In der Regel ist die private Nutzung von dienstlich erworbenen Bonuspunkten von Arbeitgebern gestattet, wenn der Anbieter des entsprechenden Bonusprogramms eine Pauschalversteuerung vornimmt.
Nachhaltigkeit bei Geschäftsreisen
Ein in den Medien stets präsentes Thema ist das der Nachhaltigkeit. Eine Umfrage des Deutschen Reiseverbands (DRV) zeigt allerdings, dass deutsche Unternehmen bei der Buchung von Geschäftsreisen weniger auf Nachhaltigkeit achten als in den Jahren davor:
Quelle: Statista
15% aller befragten Unternehmen geben an, nie auf die Nachhaltigkeit der Reiseverbindung zu achten – das sind dreimal so viele wie im Vorjahr. Dabei unterscheiden sich die für eine Geschäftsreise potenziell buchbaren oder verfügbaren Verkehrsmittel teilweise stark in den Emissionen:
Quelle: Umweltbundesamt
Bei den oben gelisteten Verkehrsmitteln wird jeweils von einer durchschnittlichen Auslastung ausgegangen, beispielsweise bei dem Pkw von einer Auslastung von 1,5 Personen pro Fahrzeug. Da viele Berufstätige allerdings allein zur Arbeit und auf Geschäftsreisen fahren, liegt der Emissionswert für berufsbedingtes Autofahren vermutlich höher. Solche Angaben sind also immer differenziert zu betrachten.
Die Bahn ist bei einer durchschnittlichen Auslastung von 56% mit 36g Treibhausgase pro Personenkilometer somit für Fernreisen eine klimafreundliche Alternative. Nur der Reisebus belastet die Umwelt weniger.
In der Gesetzgebung
Gesetze rund um das Thema „Geschäftsreisen“ gibt es verschiedene. Besonders relevant sind hierbei das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und das Einkommensteuergesetz (EStG) sowie für Beamte, Richter und Soldaten der Bundesrepublik Deutschland das Bundesreisekostengesetz (BRKG).
Das Arbeitszeitgesetz legt die erlaubte Arbeitszeit pro Tag (§3 ArbZG) fest und definiert benötigte Ruhepausen (§4) und Ruhezeiten (§5). Im Einkommensteuergesetz sind in §9 die Werbungskosten dargestellt, d.h. jene Mehraufwendungen, die der Arbeitnehmer für Verpflegung und Übernachtung bei Geschäftsreisen erhält. Das Bundesreisekostengesetz bezieht sich nur auf Beamte, Richter und Soldaten der Bundesrepublik und regelt deren Reisekostenvergütung.
Fazit
Die Kenntnis der Regelung zur geeigneten Verkehrsmittelwahl ist einerseits aus betriebswirtschaftlichen Gründen interessant für den Arbeitgeber, weil dieser die Kosten für die Geschäftsreise trägt, anderseits aber auch für den Arbeitnehmer zum Schutz vor ungewollten oder unwissentlichen Regelverstößen. Und nicht zuletzt ist die Verkehrsmittelwahl auch vor dem Hintergrund des Schutzes der Umwelt und der Gesundheit (vgl. Arbeitszeitgesetz) zu betrachten – ein Thema, das jeden betrifft.
EQS Rulebook: Das komfortabelste Regelwerk aller Zeiten
- Regeln und Handlungsoptionen intuitiv abfragen
- Entscheidungen dokumentieren
- Richtlinieninhalte besser verstehen
EQS Rulebook bietet Ihnen außerdem
- Rich Media-Einbindung
- einfache Integration in Workspaces
- mobile Verfügbarkeit
Kontaktieren Sie unser Team
Immer auf dem Laufenden bleiben
In unserem Newsletter „EQS Compliance Compass“ versorgen wir Sie regelmäßig mit spannenden Beiträgen aus der Welt der Corporate Compliance (z. B. lesenswerte Artikel, White Paper & mehr).