Muss ich personenbezogene Daten löschen, nachdem die Verarbeitung erfolgt ist?

Personenbezogene Daten müssen durch den zuständigen Fachbereich gelöscht werden, wenn …

der zuständige Fachbereich die personenbezogenen Daten nicht mehr für den Zweck, für den sie erhoben und verarbeitet wurden, benötigt oder
die betroffene Person dies berechtigterweise verlangt (z.B. bei Widerruf einer Einwilligung).

Bitte beachten Sie:

Zweck der Löschung personenbezogener Daten ist es grundsätzlich, betroffene Personen nicht mehr identifizieren zu können. Daher reicht ein logisches Löschen der personenbezogenen Daten, d.h. das Auflösen der Verknüpfung von Daten zu bestimmten Personen in der Regel aus, jedoch bleiben auch andere Arten der Löschung wie Überschreiben oder Zerstörung des Datenträgers möglich. Zu Einzelfragen ist der Datenschutzkoordinator oder Datenschutzbeauftragte zu kontaktieren.
Von dieser Löschpflicht gibt es Ausnahmen, etwa wenn es gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z.B. gemäß Handelsgsgesetzbuch) gibt.

Praxisbeispiele

Mitarbeiterbeurteilungen in Liste

Sie sind Vorgesetzter und haben sich in Excel eine Übersicht der Leistungsbeurteilungen Ihrer Mitarbeiter gemacht, was personenbezogene Daten sind, die Sie zur Vorbereitung für die anstehenden Zielgespräche nutzen.

Nachdem Sie die Gespräche geführt haben, tragen Sie die Gesprächsergebnisse in das dafür vorgesehene HR-Tool ein und löschen die Excel Tabelle wieder.

Car Connect im Mietfahrzeug

Sie mieten im Rahmen einer Geschäftsreise ein Mietfahrzeug und stellen eine Verbindung zum Telekommunikationssystem des Fahrzeugs her. Die Kontaktdaten Ihres Adressbuchs werden praktischerweise auch gleich synchronisiert.

Bevor Sie das Mietfahrzeug an der Mietstation zurückgeben, denken Sie nicht daran, dass Ihr Telekommunikationsverlauf und die Adressdaten im Fahrzeugsystem gespeichert wurden und vergessen das System zurückzusetzen.

Definitionen

Personenbezogene Daten

Bei Bewirtungseinladungen handelt es sich um Geschäftsessen oder sonstige gastronomische Einladungen, bei denen der dienstliche bzw. fachliche Austausch deutlich im Vordergrund steht, sodass das Essen „Nebensache“ ist bzw. nur im Rahmen der zeitlichen Gegebenheiten im Verlauf der Besprechung stattfindet.

EQS Rulebook:
Das komfortabelste Regelwerk aller Zeiten

Regeln und Handlungsoptionen intuitiv abfragen
Entscheidungen dokumentieren
Richtlinieninhalte besser verstehen

EQS Rulebook bietet Ihnen außerdem

Rich Media-Einbindung
einfache Integration in Workspaces
mobile Verfügbarkeit

Kontaktieren Sie unser Team

Kai Leisering

Managing Director Corporate Compliance
+49-160-901-98-305

E-Mail

Immer auf dem Laufenden bleiben

In unserem Newsletter „EQS Compliance Compass“ versorgen wir Sie regelmäßig mit spannenden Beiträgen aus der Welt der Corporate Compliance (z. B. lesenswerte Artikel, White Paper & mehr).

Kostenlosen Newsletter abonnieren