Pourquoi gérer vos listes d‘initiés à l’aide d’un fichier Excel met votre entreprise en danger ?

Kwak, qui a lui-même déjà créé de nombreux logiciels, conclu :

» Alors que le programme Excel est assez robuste, les documents Excel crées sont eux, particulièrement fragiles. Il n’y a aucun moyen de tracer la source des données, il n’existe pas de piste d’audit (il est donc possible de modifier des données sans s’en rendre compte) et enfin, il n’y a aucun moyen évident de vérifier si ces fichiers Excel sont corrects. »

Quel est donc le lien avec vos listes d’initiés ? De nombreuses entreprises utilisent encore Excel pour créer et gérer leurs listes d’initiés, qui sont obligatoires depuis le Règlement Européen Abus de Marché (MAR). Toutefois, Excel ne vous garantit pas d’être pleinement conforme :

• Que se passe-t-il lorsque l’enregistrement automatique est activé ou que l’on clique sur “enregistrer” au lieu de “enregistrer sous” après une modification ? La liste devient immédiatement non-conforme car le versioning (gestion des versions) est un élément clé pour être conforme à MAR.
• D’autres utilisateurs comprendront-ils le tableau si la personne à l’origine de celui-ci venait à quitter l’entreprise ?
• Plusieurs utilisateurs peuvent-ils travailler simultanément sur la liste ? Les données contenues dans le fichier Excel dépendent fortement d’informations recueillies par e-mail. Ces e-mails sont-ils accessibles par plusieurs personnes au cas où la personne en charge de les recueillir quitte l’entreprise ?
• Et qu’en est-t-il des sauvegardes ?

Excel n’est pas une solution fiable pour gérer des listes d’initiés. D’autant plus que les exigences du Règlement Européen Abus de Marchés sont très élevées :

1. Les initiés occasionnels et les initiés permanents doivent être répertoriés dans des sections bien distinctes au sein de la liste d’initiés. Cela est chronophage et lourd à gérer sur Excel.
2. Le régulateur exige que non seulement la version actuelle des listes d’initiés soit sauvegardée mais également toutes les versions précédentes. Une erreur est vite arrivée en cliquant sur « Enregistrer » et non « Enregistrer sous », rendant impossible l’accès à la version précédente du fichier Excel. Par ailleurs, il est difficile de comprendre quelles données ont été modifiées d’une version à l’autre.
3. Toute information sur les initiés doit être conservée pendant au moins cinq ans. Les délocalisations de serveurs, les départs d’employés ou les données stockées localement exposent à de grands risques les entreprises utilisant de simples fichiers Excel.

Evitez Excel si vous souhaitez gérer vos listes d’initiés conformément au Règlement MAR. Si vous ne le faites pas, les peines sont élevées : les autorités de contrôle peuvent sanctionner les infractions à la gestion des listes d’initiés à hauteur d’un million d’euros.