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5 Tipps für virtuelle Compliance-Schulungen

Compliance-Trainings für internationale Teams und Home-Office-Situationen: Wir geben Tipps für eine virtuelle Umsetzung

Moritz Homann Moritz Homann

    Die Präsenzveranstaltung als Format für Compliance-Schulungen ist bei Compliance-Managern in der Regel recht beliebt. Aus guten Gründen: Schließlich kommen Compliance-Verantwortliche und Mitarbeiter unmittelbar zusammen, es gibt Interaktion, Fragen können direkt beantwortet werden, und besonders Fortschrittliche Compliance-Manager arbeiten auch mit Rollenspielen oder Gruppenarbeiten.

    Doch nun herrschen neue Voraussetzungen für solche Veranstaltungen: Mindestens 1,50 Meter Abstand, Maskenpflicht, gesteigerte Hygieneanforderungen. Alles keine idealen Voraussetzungen für interaktive Präsenzschulungen. Noch herausfordernder wird es, wenn Teile der Belegschaft im Home-Office arbeiten oder von verschiedenen Standorten aus teilnehmen möchten.

    Wir zeigen, wie Compliance-Präsenzschulungen auch digital zum Erfolg werden.

    1. Nutzen Sie ein Videokonferenz-Tool für die Compliance-Schulung

    Viele Unternehmen haben spätestens seit der Coronakrise Videokonferenz-Tools wie Zoom, Teams, Skype oder Slack eingeführt, die allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen (lesen Sie hier unsere Tipps zur Zusammenarbeit mit virtuellen Tools in Compliance-Teams). Je nach Anbieter sind diese Tools auch dafür geeignet, größere Videokonferenzen durchzuführen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Videokonferenz-Tool mindestens die Teilnehmerzahl unterstützen, die Sie üblicherweise bei einer Präsenzschulung haben.

    Die Mehrheit der Videokonferenz-Tools erlaubt das Teilen des eigenen Bildschirms, sodass Sie bequem beispielsweise eine PowerPoint-Präsentation als Grundlage für die Schulung nutzen können. Bereiten Sie Ihre Inhalte entsprechend vor. Dabei sollten Sie unbedingt einige Punkte beachten, die bei virtuellen Schulungen noch wichtiger sind als bei Präsenzveranstaltungen:

    • Gestalten Sie die Schulungsinhalte möglichst relevant für Ihre Zielgruppe, indem Sie lebensnahe Situationen z. B. für Mitarbeiter im Vertrieb oder Einkauf behandeln
    • Nutzen Sie echte Beispiele aus dem Unternehmen oder aus derselben Branche
    • Vermeiden Sie viel Text auf den Folien
    • Arbeiten Sie mit Bildern und Grafiken
    • Fassen Sie sich so kurz wie möglich, ohne Wesentliches wegzulassen

    2. Lassen Sie die Interaktion nicht zu kurz kommen

    Wir alle haben schon an Videokonferenzen teilgenommen, die einfach kein Ende nehmen wollten. Die meisten Mitarbeiter nehmen einen Video-Call auch als deutlich anstrengender wahr als eine Präsenzveranstaltung. Für Ihre Compliance-Schulung bedeutet das: Vermeiden Sie unbedingt Frontalunterricht über einen längeren Zeitraum. Einige Tipps, um Compliance-Schulungen vor allem im virtuellen Format interaktiver zu machen:

    • Beschränken Sie die Länge. Spätestens ab 1,5 Stunden schalten die allermeisten Teilnehmer ab. Falls Sie nicht alle Inhalte unter bekommen, bieten Sie lieber mehrere separate Training-Sessions zu verschiedenen Themen an.
    • Versuchen Sie als Schulungsleiter nicht länger als 30 Minuten am Stück zu sprechen. Stellen Sie stattdessen immer wieder offene Fragen an das Publikum:
      • Wie würden Sie sich in dieser Situation verhalten?
      • Wer hat etwas Ähnliches schon einmal erlebt?
      • Welche anderen Aspekte fallen Ihnen zu diesem Thema ein?
    •  Nutzen Sie interaktive Tools wie Mentimeter, um innerhalb Ihrer Schulung Abstimmungen vorzunehmen. Das lockert auf und gibt Ihnen unmittelbares Feedback, mit dem Sie arbeiten können. Teilnehmer können so auch partizipieren, ohne sich zu Wort melden zu müssen.
    • Flipcharts und Post-its stehen Ihnen zwar nicht zur Verfügung – die Grundidee dahinter kann jedoch auch digital umgesetzt werden. Arbeiten Sie zum Beispiel mit PowerPoint, um Vorschläge und Ideen aus dem Publikum zu sammeln (lesen Sie hier weitere Tipps für interaktive Videokonferenz-Sessions).

    Nutzen Sie die zur Verfügung stehende Zeit möglichst effektiv. Nur nach kurzweiligen, interaktiven Schulungen bleiben die Inhalte auch in den Köpfen der Teilnehmer. So nehmen Ihre Kollegen die Compliance-Funktion als ergebnisorientierten Businesspartner auf Augenhöhe wahr.

    3. Ergänzen Sie die Schulungen um E-Learning („Blended Learning“)

    Natürlich könnten Sie sich den ganzen Aufwand der Live-Schulungen auch sparen und das gesamte Compliance-Training einfach als E-Learning ausrollen. Aber mal ehrlich: Wie hoch ist die Chance, dass alle Mitarbeiter proaktiv und höchst aufmerksam das E-Learning absolvieren und Sie denselben Effekt erzielen wie bei einer „richtigen“ Schulung?
    Daher setzt sich immer mehr das Konzept des „Blended Learnings“ durch: Die Idee dahinter ist, dass traditionelle Methoden wie die Präsenzschulung (oder in unserem Fall: virtuelle Schulung) durch digitale Maßnahmen ergänzt, aber nicht ersetzt wird.

    In der Praxis kann das „Blended Learning“ für Compliance-Schulungen viele Formen annehmen:

    • Im Nachgang der eigentlichen Schulung kann per E-Learning ein Fragebogen an die Teilnehmer verschickt werden, um den Kenntnisstand zu überprüfen.
    • Teilnehmer können sich im Vorfeld der Schulung einzelne Inhalte schon eigenständig auf der E-Learning-Plattform ansehen. Die Schulung selbst hat dann das Ziel, Inhalte zu vertiefen, Fragen zu klären und zu prüfen, ob alle Inhalte verstanden wurden.
    • Auch die Aufteilung der Inhalte nach potenziellen Compliance-Risiken ist denkbar: Stellen Sie anhand Ihrer Compliance-Risikoanalyse fest, welche Themen in Ihrer Organisation die größte Bedeutung haben. Vermitteln Sie diese Hauptinhalte im Rahmen der Schulungen, und die restlichen Themen via E-Learning.

    Natürlich kann es auch Fälle geben, in denen das reine E-Learning Sinn macht. Wenn Sie zehntausende Mitarbeiter zu den Auswirkungen einer Gesetzesänderung an einem bestimmten Stichtag schulen müssen, wird das mit einzelnen Schulungssitzungen kaum möglich sein – insbesondere, wenn die Mitarbeiter verschiedene Sprachen sprechen oder sich in unterschiedlichen Zeitzonen befinden.

    Für die konkrete Umsetzung des E-Learnings gibt es zahlreiche Möglichkeiten. Einige Unternehmen haben bereits „Learning Management Systeme“ (LMS) im Einsatz, über die digitale Schulungen organisiert werden können – die Personalabteilung weiß hier in der Regel Bescheid. Falls Sie lediglich den Erfolg Ihrer Schulungen kontrollieren möchten, können einfache Umfragen und Tests auch über Tools wie Microsoft Forms, Google Forms der SurveyMonkey abgebildet werden.

    4. Zeichnen Sie die Schulungen auf und erstellen Sie eine Bibliothek

    Ein großer Vorteil der virtuellen Schulung gegenüber der klassischen Präsenzveranstaltung: Sie lässt sich in der Regel per Mausklick aufzeichnen. Die meisten Videokonferenz-Tools bieten diese Möglichkeit an. So steht Ihnen nach der Schulung eine Videodatei zur Verfügung. Diese Aufzeichnung bietet viele Vorteile:

    • Stellen Sie die Aufzeichnung ins Intranet und kommunizieren Sie den Speicherort an die Schulungsteilnehmer. So können alle Teilnehmer Inhalte nochmals ansehen oder nacharbeiten, falls sie am Termin nicht teilnehmen konnten.
    • Nutzen Sie die Aufzeichnung als Beispiel für das „Train the Trainer“-Konzept: Zeigen Sie lokalen Compliance-Verantwortlichen in anderen Geschäftseinheiten oder Ländern, wie Sie sich die Schulung vorstellen. So können Sie ein Schulungskonzept relativ leicht und einheitlich auch global ausrollen.
    • Sammeln Sie die Schulungsaufzeichnungen zu verschiedenen Themen. So entsteht über die Zeit automatisch eine digitale Schulungsbibliothek. Diese können Sie auch über die E-Learning-Plattform zugänglich machen. Neue Mitarbeiter können beispielsweise im Rahmen ihres Onboardings direkt auf die wichtigsten Compliance-Schulungen zugreifen.

    Falls Sie nicht die gesamte Schulung inklusive der interaktiven Elemente aufzeichnen möchten, und das aufwändige Zuschneiden der Aufnahme im Nachgang vermeiden wollen: Unterteilen Sie die Schulung in einen Präsentations-Teil, den Sie mitschneiden, und einen interaktiven Teil, vor dem Sie die Aufnahme stoppen.

    5. Messen Sie den Erfolg Ihrer Schulungsmethode

    Wie jedes Element des Compliance-Programms, sollte auch das Schulungskonzept auf seinen Erfolg hin überprüft werden. Warten Sie nicht ab, bis ein Compliance-Vorfall zeigt, ob ihre Schulungsmaßnahme erfolgreich waren oder nicht.

    Die klassischste Methode, um Compliance-Schulungen auf ihre Wirksamkeit zu überprüfen, sind anschließende Tests (siehe Punkt 3.). So können Sie prüfen, ob die vermittelten Inhalte auch wirklich verstanden wurden. Manche Tools geben hier sogar detaillierte Einblicke, beispielsweise wie lange Teilnehmer brauchen, um bestimmte Fragen zu beantworten.

    Genauso können Sie Mitarbeiter direkt nach deren Meinung zu Ihrem Compliance-Schulungskonzept fragen (z. B. Werden die Inhalte verständlich vermittelt? Gibt es Themen, zu denen sich Mitarbeiter mehr Informationen wünschen?). Solches Feedback kann im Rahmen einer jährlichen, allgemeinen Compliance-Umfrage unter Mitarbeitern erhoben werden – angesichts der Home-Office-Situation macht es möglicherweise aber auch Sinn, nach einigen ersten virtuellen Schulungen Feedback einzuholen. Idealerweise auch direkt am Ende jeder virtuellen Schulung, um unmittelbares Feedback der Teilnehmer zu erhalten.

    Fazit: Virtuelle Schulungen können genauso effektiv wie Präsenzschulungen sein

    Sicherlich bringt die neue Normalität einige Herausforderungen mit sich. Für Compliance-Schulungen müssen Unternehmen jedoch keine Abstriche machen: Auch ohne klassische Präsenzveranstaltungen lassen sich relevante Inhalte anschaulich und nachhaltig vermitteln.

    Neben Schulungen fußt ein Compliance-Programm auf zahlreichen weiteren Prozessen. Hinweisgebersystem, Kommunikation von Richtlinien, Prüfen von Geschenken und Einladungen, Durchführen von internen Ermittlungen – die Coronakrise zeigt häufig Schwächen in bestehenden Prozessen auf.

    Compliance-Organisationen haben nun die Chance, bestehende Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und die Digitalisierung ihres Compliance-Programms voranzutreiben. Auf unserer Übersichtsseite zur neuen Normalität gehen wir auf die Auswirkungen auf zahlreiche weitere Compliance-Bausteine ein. Schauen Sie doch mal vorbei!

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    Moritz Homann
    Moritz Homann

    Managing Director Corporate Compliance – EQS Group | Moritz Homann verantwortet beim Münchner Technologieanbieter EQS Group den Produktbereich Corporate Compliance. In dieser Funktion betreut er die strategische Entwicklung digitaler Workflow-Lösungen, die auf die Bedürfnisse von Compliance-Beauftragten auf der ganzen Welt zugeschnitten sind.

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