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Zusammenarbeit über MS Teams, Slack & Co: Tipps für Compliance-Teams

Wie Compliance-Organisationen virtuelle Tools nutzen können, um effektiv zusammenzuarbeiten – auch ohne im selben Büro zu sitzen.

Moritz Homann Moritz Homann

    Seit Beginn der Coronakrise haben Videokonferenz- und Chat-Tools einen immensen Ansturm erlebt. Kein Wunder: Wenn Meetings in Konferenzräumen nicht mehr möglich sind und Teams nicht mehr in Büros zusammensitzen, muss die interne Kommunikation anderweitig organisiert werden. Das gilt auch für Compliance-Verantwortliche – ganz gleich, ob zentralisierter Einzelkämpfer oder dezentrale Compliance-Organisation mit hunderten Compliance-Managern.

    Digitale Tools für die Zusammenarbeit von Compliance-Teams: Microsoft Teams, Slack, Zoom & Co

    Die Auswahl an Tools zur Kommunikation und Projektverwaltung in virtuellen Teams ist riesig. Zu den bekanntesten und am weitesten verbreiteten zählen Microsoft Teams, Slack und Zoom. Alle drei Tools werden zu Millionen in Unternehmen auf der ganzen Welt eingesetzt. Nachfolgend möchte ich Ihnen noch einige weitere Tools für virtuelle Teams vorstellen:

    Videokonferenz-Tools:

    • Microsoft Teams
    • Slack
    • Zoom
    • Skype for Business (ab 2021 Teil des Microsoft-Kosmos)

     

    Filesharing-Tools, die das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten erlauben:

    • Online-Versionen der MS Office 365-Produkte, wie SharePoint, Word, Excel und Co.
    • Dropbox Paper
    • Google G Suite

     

    Brainstorming- & Projektmanagement-Tools:

    • Trello
    • Mindmeister
    • FreeMind

     

    Achtung: Prüfen Sie bei der Wahl Ihres digitalen Kooperationstools immer sorgfältig, ob dieses Ihren Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit nachkommen. Seien Sie sich außerdem darüber bewusst, dass diese Systeme in der der Regel keine Anonymität bieten. Sie ersetzen daher keinen internen Hinweisgeberkanal und sind möglicherweise für besonders sensible, Compliance-relevante Sachverhalte nicht geeignet.

    Wie Compliance-Organisationen virtuelle Tools zur täglichen Zusammenarbeit nutzen können, möchte ich Ihnen nachfolgend aufzeigen. Dabei werde ich an einigen Stellen beispielhaft auf Funktionen von Microsoft Teams eingehen. Viele der Tipps sind allerdings auch auf andere Plattformen übertragbar.

    6 Tipps für die digitale Zusammenarbeit von Compliance-Abteilungen

    1. Bilden Sie Ihre Compliance-Organisation virtuell ab

    Mit Tools wie Microsoft Teams oder Slack kann man relativ einfach virtuelle Teams anlegen. Diese virtuellen Teams sind in erster Linie Gruppenchats, bieten aber noch andere Möglichkeiten wie das einfache Teilen von Dateien, das spontane Starten eines Videocalls im Team oder die Erweiterung um Zusatzapps für Mindmapping oder Projektplanung.

    Im Compliance-Kontext können entsprechende Teams beispielsweise entlang der Organisationsstruktur angelegt werden. Kleinere Compliance-Teams können eine zentrale Gruppe nutzen und diesen nach Bedarf noch untergliedern, beispielsweise nach typischen Compliance-Aufgaben. So kann der alltägliche Austausch besser strukturiert werden und Informationen sind leichter auffindbar.

    Screenshot Microsoft Teams

    Ein virtuelles Team kann beispielsweise in typische Compliance-Aufgaben untergliedert werden.

    Bei größeren und dezentralen Compliance-Organisationen können auch mehrere virtuelle Teams angelegt werden, die dann geographisch nach Ländern und Regionen unterteilt werden oder thematisch (siehe Beispiel oben).

    Tipp: Bei MS Teams lassen sich mit dem Zeichen @ einerseits einzelne Nutzer direkt ansprechen, aber auch ganze Teams-Kanäle. Bei wichtigen Nachrichten in einem Team, über die alle Teammitglieder benachrichtigt werden sollten, beginnen Sie Ihre Nachricht am besten mit @[Kanalname]. So erhalten alle Teammitglieder eine entsprechende Benachrichtigung über Ihren Beitrag und können sofort antworten.

    2. Nutzen Sie das Teilen von Dateien und Zusatz-Apps

    Gruppenchats und Videocalls erleichtern die Zusammenarbeit bereits enorm. Doch auch das Arbeiten an gemeinsamen Dateien oder Projekten lässt sich virtuell abbilden und vereinfachen. Nutzen Sie dafür zum Beispiel die Online-Versionen von MS Office 365, Google G Suite oder Dropbox Paper.

    Mit Hilfe dieser Tools können Sie beispielweise eine nahezu fertige Richtlinie noch einmal mit dem gesamten Team zur Prüfung teilen und in einem Dokument alle eventuellen Anmerkungen festhalten. Damit ersparen Sie sich die Anmerkungen aus unterschiedlichen Dateien in einem finalen Dokument zusammenzuführen und sie können sicherstellen, dass alle auf die aktuelle Version zugreifen können.

    Dokumente gemeinsam mit anderen online teilen und bearbeiten

    Das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten ist auch online ein Kinderspiel.

    MS-Teams-Tipp: Wenn Sie an Dokumenten regelmäßig mit verschiedenen Parteien arbeiten, ist es möglicherweise sinnvoll, das Dokument direkt als feste Registerkarte zu hinterlegen. Das kann beispielsweise ein Compliance-Reporting in einer Excel-Datei sein. Über das Plus-Symbol in jedem Chat können Sie eine Excel-Registerkarte hinzufügen – und haben damit eine bestimmte Excel-Datei immer als Reiter in Ihrem Chat parat.

    Tools wie Trello oder MindMeister ermöglichen darüber hinaus das Planen von Projekten oder das interaktive Erstellen von Mindmaps in einem virtuellen Team. Die meisten dieser Services sind umsonst nutzbar, umfangreichere Funktionalitäten gibt es in der Regel gegen Aufpreis.

    3. Führen Sie virtuelle Workshops über Videochats durch

    Bunte Zettel an die Wand kleben, aufs Flipchart malen, Plakate gestalten – viele der klassischen Workshop-Tools sind sehr analog und im Moment kaum nutzbar. Das heißt jedoch nicht, dass Sie im Home-Office oder in internationalen Teams auf interaktive Workshops verzichten müssen. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, wie sich auch im virtuellen Raum effektive Workshops durchführen lassen.

    Eine sehr simple Variante ist das Sammeln und Ordnen von Ideen mit Hilfe von Powerpoint oder anderen Präsentationstools. Bilden Sie mit einer leeren Folie eine weiße Wand ab, und halten Sie Ideen der Teilnehmer als virtuelle Post-its fest – im Fall von Powerpoint also einfach als farbige Formen mit Text. Teilen Sie dabei laufend Ihren Bildschirm, sodass alle Teilnehmer den aktuellen Stand sehen können.

    Powerpoint wie Flipchart nutzen

    Präsentationsprogramme wie Powerpoint lassen sich super als virtuelles Flipchart nutzen.

    Mit der Online-Version von Powerpoint und Co. können Sie die Datei sogar in Ihren Meeting-Chat posten, sodass alle Teilnehmer selbstständig virtuelle Post-its erstellen und anordnen können. Das funktioniert bei kleineren Workshops bis fünf Teilnehmer noch gut, kann in größeren Runden aber schnell verwirrend werden. Hier ist es in der Regel effektiver, wenn ein Workshop-Moderator das Sammeln und Organisieren der Ideen übernimmt.

    Alternativ können Sie für größere Ideensammlungen oder ganze Mindmaps auch Tools wie Mindmeister oder Trello nutzen, um diese gemeinsam zu erstellen. Für viele reguläre Workshops ist die Powerpoint-Variante jedoch völlig ausreichend.

    4. Keine falsche Scheu vor Videotelefonie

    Für viele Arbeitnehmer ist das Nutzen der Webcam mittlerweile gängige Praxis, aber manche Unternehmen oder einzelne Abteilungen sträuben sich immer noch dagegen. Wir empfehlen unbedingt, die Möglichkeiten der Videotelefonie zu nutzen. Die meisten Arbeitnehmer arbeiten ohnehin mit Laptops und verfügen über integrierte Webcams, die für die Videotelefonie absolut ausreichen.

    Das Telefonieren per Video erlaubt es gerade im Home-Office, den persönlichen Kontakt aufrecht zu erhalten: Wenn man die Kollegen schon nicht „in echt“ sehen kann, dann doch zumindest im Bewegtbild. Für den Teamzusammenhalt oder für sensible Gespräche, zu Compliance-relevanten Themen, ist die Videotelefonie ein nicht zu unterschätzender Faktor.

    5. Mit der Smartphone-App auch unterwegs erreichbar

    Viele der vorgestellten Tools lassen sich auch problemlos über Smartphone-Apps nutzen. So können Sie auch von unterwegs chatten und an Videokonferenzen teilnehmen.

    Immer auf dem neuesten Stand sind Sie, wenn Sie Push-Benachrichtigungen für neue Beiträge auf Ihrem Smartphone aktivieren. Diese Funktion lässt sich selbstverständlich auch deaktivieren oder zumindest zum Feierabend über „Nicht stören“ temporär ausschalten.

    6. Generelle Tipps für eine gute Kultur in virtuellen Meetings

    Vieles, was für Präsenzmeetings gilt, trifft genauso auf virtuelle Meetings zu – und sollte daher nicht vergessen werden. Einige Tipps, die eine positive Meeting-Kultur im virtuellen Raum sicherstellen:

    • Verzichten Sie nicht auf Smalltalk zu Beginn eines Meetings. Gerade wenn Begegnungen auf dem Flur oder an der Kaffeemaschine wegfallen, sind ein paar Minuten persönlicher Austausch gut investierte Zeit.
    • Schalten Sie Ihr Mikrofon in größeren Meetings auf stumm, wenn ein anderer Teilnehmer spricht.
    • Verwenden Sie möglichst ein Headset, um einen störenden Echoeffekt zu vermeiden.
    • Nutzen Sie die Abwesenheitsnotiz in Teams, wenn Sie im Urlaub sind, und den „Nicht stören“-Status, wenn Sie längere Zeit konzentriert an einem Thema arbeiten möchten.
    • Versenden Sie bei größeren Meetings rechtzeitig vorher einen Kalendereintrag, der bereits den Link zum Meeting enthält. Ansonsten herrscht zu Beginn des Meetings Unklarheit, wer den Call aufsetzt, welche Teilnehmer dabei sein sollten und so weiter.
    • Zeichnen Sie wichtige Meetings und Präsentationen auf, um sie im Nachgang anderen Kollegen zugänglich zu machen, die nicht am Termin teilnehmen konnten. Viele Videokonferenzplattformen verfügen über eine eingebaute Aufnahmefunktion – teilweise sogar mit entsprechendem Datenschutzhinweis an alle Teilnehmer.

    Chancen zur Digitalisierung des Compliance-Programms nutzen

    Beim Arbeiten im Home-Office muss nicht nur die alltägliche interne Kommunikation im Team überdacht werden. Oftmals werden auch die Schwächen bestehender Compliance-Prozesse klar, von der Bearbeitung von Hinweisgeberfällen, über die Kommunikation von Richtlinien, das Prüfen von Geschenken und Einladungen, bis hin zur Durchführung interner Ermittlungen.

    Compliance-Organisationen haben nun als Folge der Corona-Krise die Chance, bestehende Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und die Digitalisierung ihres Compliance-Programms voranzutreiben. Auf unserer Themenseite zur neuen Normalität für Compliance-Teams gehen wir auf die Auswirkungen auf zahlreiche weitere Compliance-Bausteine ein. Schauen Sie doch mal vorbei!

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    Moritz Homann
    Moritz Homann

    Managing Director Corporate Compliance – EQS Group | Moritz Homann verantwortet beim Münchner Technologieanbieter EQS Group den Produktbereich Corporate Compliance. In dieser Funktion betreut er die strategische Entwicklung digitaler Workflow-Lösungen, die auf die Bedürfnisse von Compliance-Beauftragten auf der ganzen Welt zugeschnitten sind.

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