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Sonderregelungen für Online-Hauptversammlungen in Corona-Zeiten

Unternehmen dürfen aufgrund von COVID-19 auch rein virtuelle Aktionärstreffen abhalten. Was Sie jetzt wissen sollten.

Stephan Däschler Stephan Däschler

    In diesem Jahr können die Hauptversammlungen (HVs) erstmals vollständig ins Internet umziehen. Eine begleitende Präsenzveranstaltung ist zumindest vorerst nicht erforderlich. Die Voraussetzungen dafür hat die Bundesregierung mit ihrem Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie geschaffen, das mit Sonderregelungen für HVs die Durchführung eines rein virtuellen Aktionärstreffen deutlich erleichtert.

    Versammlungsverbot stellt Aktiengesellschaften in der HV-Saison vor Herausforderungen

    Normalerweise erreicht die Hauptversammlungssaison zwischen April und Ende Juli ihren Höhepunkt. Die deutschlandweit erlassenen Versammlungsverbote aufgrund der hohen Ansteckungsgefahr mit Corona stellen Aktiengesellschaften jedoch vor große Probleme. Gleich reihenweise sagten Konzerne wie Axel Springer, Beiersdorf, Bilfinger, Daimler, Deutsche Telekom & Co. deshalb bereits ihre Aktionärstreffen ab.

    „Auf unbestimmte Zeit verschoben“, heißt es zumeist. Denn derzeit ist es überhaupt noch nicht absehbar, wann Veranstaltungen mit mehreren tausend Menschen, wie es bei den HVs der großen Dax-Konzernen oftmals der Fall ist, wieder möglich sind.

    Folge: Die Gesellschaften sind ohne Hauptversammlung, die neben dem Vorstand und Aufsichtsrat zu den drei Organen einer Aktiengesellschaft gehört, nur eingeschränkt handlungsfähig. Wichtige Beschlüsse über Kapitalmaßnahmen, Abspaltungen oder Dividendenzahlungen können nur mit Zustimmung der Aktionäre gefasst werden.

    Vereinfachte Durchführungsbestimmungen für Hauptversammlungen

    Die Bundesregierung hat deshalb schnell auf die Auswirkungen der Corona-Krise reagiert und Sonderregelungen für die Einberufung und Abwicklung der Hauptversammlungen im laufenden Jahr beschlossen. Diese sollen dazu beitragen, dass die börsennotierten Unternehmen weiter handlungs- und beschlussfähig bleiben.

    Die neuen Regelungen, die die Durchführung einer Online-HV vereinfachen sollen, umfassen u. a. folgende Eckpunkte:

    • Bild- und Tonübertragung der gesamten HV
    • Digitale Stimmrechtsausübung und Bevollmächtigung (oder per Briefwahl)
    • Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation (oder durch vorherige Einreichung der Fragen)
    • Einberufungsfrist kann von 30 auf 21 Tage verkürzt werden
    • HVs müssen innerhalb des Geschäftsjahres stattfinden (bisher innerhalb von 8 Monaten)

    Die größte Hürde, die für die Verlagerung des Aktionärstreffen ins Internet aus dem Weg geräumt wurde, ist aber wohl die Einschränkung der Anfechtbarkeit. Das heißt: Für eine Anfechtung der Abstimmung reicht es nicht, wenn die Internetleitung zusammenbricht oder es eine andere technische Störung gibt. Es muss Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vorliegen.

    Premiere der Online-HV in Deutschland bereits 2012

    Bereits vor acht Jahren feierte die erste „echte“ Online-Hauptversammlung in Deutschland Premiere. Die EQS Group (damals noch EquityStory AG) lud als erste börsennotierte Gesellschaft ihre Aktionäre zur Hauptversammlung ins Internet ein. Die Teilnehmer können seitdem die Aktionärstreffen des Münchner RegTech-Anbieters nicht nur an ihren mobilen Endgeräten verfolgen, sondern auch online abstimmen und ihr Fragerecht ausüben.

    „Wir haben bisher durchweg gute Erfahrungen gemacht und auch die Akzeptanz bei den Privatinvestoren ist sehr groß gewesen“, berichtet EQS-Finanzchef André Silverio Marques. Auch die anfängliche Befürchtung, dass Aktionäre eine schwer zu bewältigende Anzahl an Fragen online stellt oder es technische Probleme geben könnte, habe sich nicht bewahrheitet.

    Dass es am Ende bisher nur eine echte Online-Hauptversammlung in Anführungszeichen war, liegt am deutschen Aktienrecht, das bislang eine begleitende Präsenzveranstaltung verlangte. Doch nach dem Testlauf – die Sonderregelungen gelten vorerst nur für HV-Saison 2020 – könnte ein generelles Umdenken einsetzen, das zu einer beschleunigten Digitalisierung der Hauptversammlung führt.

    Rechtliche Regelungen zu Online-Hauptversammlungen in anderen Ländern

    Österreich

    Als Reaktion auf die COVID-19-Pandemie haben auch die österreichischen Behörden beschlossen, dass Hauptversammlungen ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer abgehalten werden können. Der Einsatz technischer Kommunikationsmittel – insbesondere Videokonferenzen – soll dabei sicherstellen, dass die Entscheidungsfindung in vergleichbarer Qualität möglich ist, wie bei einer physischen Versammlung. Die Frist für die Abhaltung der Hauptversammlung wurde von acht auf zwölf Monate (innerhalb des Geschäftsjahres des betreffenden Unternehmens) verlängert.

    Schweiz

    Der Art. 6a COVID-19-Verordnung 2 ermöglicht eine virtuelle Ausübung der Generalversammlung als Video- oder Telefonkonferenz. Die Teilnehmer können sowohl schriftlich als auch elektronisch abstimmen oder ihr Stimmrecht durch einen Bevollmächtigten ausüben zu lassen. Eine solche Weisung muss mindestens vier Tage vor der Veranstaltung mitgeteilt und veröffentlicht werden.

    Weitere Länder

    In unserem Blogartikel „Virtual Annual General Meeting – A global update“ können Sie noch mehr über die rechtlichen Regelungen zu Hauptversammlungen in Ländern, wie Frankreich, Großbritannien, Polen oder den USA, nachlesen.

    Case Study: Großbritanniens erste Online-Hauptversammlung

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    Was ist für eine Online-HV erforderlich?

    Die Tür für die Online-Hauptversammlung ist jetzt aber erst einmal geöffnet. Doch was muss bei der Durchführung eines virtuellen Aktionärstreffen überhaupt beachtet werden?

    Aktiengesellschaften brauchen eine Lösung, die alle Anforderungen digital abbildet:

    • Bild- und Tonübertragung der gesamten Veranstaltung
    • Sicherer Authentifizierungsprozess
    • Digitale Übermittlung von Vollmachten bis zur Online-Abstimmung
    • Möglichkeit, Fragen in Textform über digitale Kommunikationskanäle zu stellen, die dann vom Vorstand vorgelesen und beantwortet werden.
    • Im Vorfeld der Versammlung: Zusendung der elektronischen Zugangsdaten zum Internet-Aktionärsportal an die Aktionäre.

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    Stephan Däschler
    Stephan Däschler

    Managing Director Germany – EQS Group | Stephan arbeitet seit mehr als 10 Jahren bei der EQS Group und ist Teil des Münchner Teams.

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