Construir un flujo de trabajo TPRM sólido 

1. Definir el alcance de su ecosistema de terceros

Un flujo de trabajo maduro comienza con una delimitación precisa. Muchas organizaciones desarrollan inicialmente sus programas en torno a los proveedores. Sin embargo, los marcos normativos actuales exigen una visión más amplia. Los marcos antiblanqueo y anticorrupción deben considerar intermediarios y agentes; las normativas de sanciones afectan a clientes en geografías de alto riesgo; las obligaciones de ESG y derechos humanos se extienden a proveedores indirectos.

Un flujo de trabajo bien diseñado debe permitir una categorización clara. Clasificar los tipos de relación desde el inicio garantiza que la evaluación de riesgos posterior refleje la verdadera naturaleza de la relación.

2. Utilizar datos preliminares para una clasificación inteligente

La primera decisión real en cualquier flujo de cumplimiento consiste en determinar la profundidad de la evaluación. Una puntuación de riesgo preliminar permite una clasificación eficaz.

Su software debe capturar datos críticos como la ubicación geográfica, el sector, la interacción con gobiernos o el nivel de dependencia del tercero. Estos datos deben traducirse en un cálculo preliminar y defendible del riesgo. Este paso automatizado garantiza que los agentes de alto riesgo sean evaluados con mayor intensidad que los proveedores de bajo riesgo.

3. Establecer niveles de riesgo accionables

La categorización de riesgos transforma los datos en lógica operativa. Puede optar por un sistema sencillo de tres niveles o por una matriz más detallada. Cada nivel debe activar un camino de due diligence específico y proporcionado.

• Riesgo bajo: Automatizar el cribado de sanciones y la verificación corporativa básica.
• Riesgo medio: Activar el screening de noticias adversas, la identificación de propietarios, un cuestionario breve y la aceptación de políticas.
• Riesgo alto: Exigir due diligence reforzada, investigaciones independientes y, potencialmente, auditorías presenciales.

4. Alinear la due diligence con los requisitos de LkSG y CSDDD

La due diligence es una caja de herramientas. Para las empresas europeas, esta caja debe abordar de forma específica la LkSG (Ley alemana de la cadena de suministro) y la próxima CSDDD.

Su flujo de trabajo debe integrar módulos específicos para estas normativas. Esto incluye análisis automatizados y abstractos de riesgos en materia de derechos humanos y medio ambiente, seguidos — cuando corresponda — de una evaluación concreta del riesgo del proveedor. La plataforma debe ofrecer modularidad, permitiendo utilizar cuestionarios ESG específicos o el mapeo del UBO (Ultimate Beneficial Owner) solo cuando el perfil de riesgo lo requiera.

5. Implementar un modelo híbrido interno–externo

Los programas TPRM estratégicos suelen utilizar un modelo híbrido para equilibrar control y agilidad. Los equipos internos conservan el control, el contexto y la memoria institucional. Los proveedores especializados de due diligence aportan capacidad de investigación global para verificaciones complejas.

Una plataforma de nivel empresarial integra estos enfoques. Permite asignar tareas a usuarios internos mientras se envían solicitudes a proveedores externos de due diligence. El sistema registra todos los resultados en una única trazabilidad de auditoría.

6. Estructurar la gobernanza y documentar las decisiones

La aprobación es una actividad de gobernanza con sello temporal. La decisión debe ser transparente, documentada y vinculada explícitamente al nivel de riesgo y a las evidencias recopiladas.

Su software debe admitir aprobaciones multinivel. Debe dirigir las decisiones desde el responsable de negocio hasta Cumplimiento y, cuando corresponda, al comité de riesgos, según el nivel de riesgo. Esto garantiza la segregación de funciones y evita que se incorpore a un tercero de alto riesgo sin la aprobación adecuada.

7. Conectar los riesgos de terceros con la gestión de políticas

La gestión del riesgo se basa en expectativas claras. Debe asegurarse de que los terceros entienden y aceptan sus estándares de cumplimiento antes del proceso de incorporación.

EQS Compliance Cockpit permite integrar sus políticas directamente en el flujo de trabajo TPRM. Puede distribuir automáticamente el Código de Conducta para proveedores o las directrices anticorrupción durante la due diligence. El sistema registra la recepción y la aceptación de estos documentos directamente en el perfil del proveedor, creando una trazabilidad de auditoría unificada que combina evaluación de riesgos y gestión de políticas.

8. Operativizar las aprobaciones condicionadas

Muchos terceros se sitúan en una categoría de “aceptable bajo condiciones”. En estos casos, el flujo de trabajo debe exigir medidas de mitigación de riesgo antes de la activación final.

La plataforma debe poder hacer seguimiento de estas condiciones: cláusulas contractuales reforzadas, aceptación de políticas, certificaciones, requisitos formativos específicos, controles de incorporación, compromisos de supervisión o garantías financieras adicionales. El sistema debe impedir la activación definitiva hasta que todas las medidas hayan sido verificadas y documentadas.

9. Mantener un programa dinámico de reevaluación

El riesgo evoluciona: cambian los propietarios, surgen señales de estrés financiero y las condiciones geopolíticas se transforman.

Su flujo de trabajo debe incorporar un ciclo dinámico de reevaluación, igualmente basado en el riesgo como el diseño original. Las relaciones de bajo riesgo pueden revisarse cada dos años, mientras que las entidades de alto riesgo requieren un monitoreo automatizado continuo. Las reevaluaciones basadas en disparadores garantizan que cualquier nueva noticia adversa o coincidencia en listas de sanciones reactive inmediatamente el proceso de verificación. Esto mantiene su postura defensiva siempre activa.