SedesPymes y compliance: por qué el cumplimiento de la normativa es cada vez más importante
Las infracciones en materia de compliance pueden tener un efecto perjudicial para las pequeñas y medianas empresas. Este artículo explora cómo su empresa puede protegerse de los escándalos y las sanciones relacionadas con el cumplimiento normativo.
Si bien las pequeñas y medianas empresas (PYMES) se enfrentan a muchos retos en materia de cumplimiento normativo, a menudo carecen de recursos y conocimientos técnicos para combatirlos. En ese caso, invertir en una buena gestión del cumplimiento normativo puede resultar rentable.
Los beneficios de hacerlo son los siguientes. La empresa:
- estará cumpliendo con los requisitos legales,
- se estará protegiendo a sí misma y a sus empleados de multas o penas de prisión,
- aumentará su atractivo ante clientes, socios, inversores, bancos y empleados,
- protegerá su reputación,
- será capaz de identificar los riesgos antes y,
- por lo tanto, estará tomando medidas proactivas a tiempo contra cualquier infracción.
El cumplimiento es obligatorio, no opcional
Las infracciones de la ley, como el soborno, el blanqueo de dinero o el fraude, redundan en graves consecuencias. Los incumplimientos, por ejemplo, no solo dañan la reputación de la empresa, sino que también pueden acarrear fuertes multas o incluso penas de prisión. En caso de haberlas, son los directores generales, consejeros delegados y miembros del consejo de administración los que se consideran responsables de ellos, por no haber implantado un sistema de cumplimiento adecuado, o no haberlo supervisado. Esto afecta tanto a las pequeñas y medianas empresas como a las grandes.
Las infracciones de cumplimiento no son delitos triviales
Dos grandes empresas muy conocidas nos pueden servir para ilustrar algunas de las sanciones por incumplimiento: la empresa farmacéutica británica GlaxoSmithKline (GSK) y MAN.
En el caso de GSK, en septiembre de 2014, un tribunal de China la multó por corrupción con 380 millones de euros. Su exdirector, Mark Reilly, tuvo que pasar tres años en una prisión china. En el caso de MAN, su exdirector, Anton Weinmann, fue condenado en Eslovenia en 2012 con una pena de diez meses y una multa de 100.000 euros por ser cómplice de sobornos.
Pero la legislación no solo sanciona a grandes corporaciones: también se aplica a organizaciones menores. Así, por ejemplo, en 2006, el contratista de obras Karl-Heinz Wildmoser junior fue condenado por el Tribunal Regional de Múnich a cuatro años y medio de prisión por soborno y malversación en la adjudicación del contrato de construcción del estadio de fútbol Allianz Arena de Múnich.
Más tarde, en 2010, otro caso fue descubierto: 17 fabricantes de equipos de baño (entre ellos Villeroy & Boch y Grohe) habían amañado los precios para sus productos. El resultado: la Comisión Europea impuso a estas empresas una multa de 622 millones de euros. A raíz de esto, Grohe invirtió en un departamento de cumplimiento para ayudar a prevenir futuras infracciones.
Adoptar medidas de cumplimiento protege la reputación de las empresas
La gestión del cumplimiento normativo no solo ayuda a las empresas a evitar sanciones económicas, sino también a proteger su reputación y la de sus empleados. Este es el caso de la agencia de publicidad Scholz & Friends, quien lo tuvo difícil para recuperarse de las acusaciones públicas que recibió en agosto de 2020, cuando el periódico Die Zeit publicó un artículo que exponía el comportamiento sexista de sus empleados. Die Zeit había entrevistado a más de 25 trabajadores (actuales y anteriores) y reveló que, en la fiesta de Navidad de 2017, uno de sus directores creativos se desnudó delante de todos, mostrando sus partes íntimas. A pesar de este incidente, el este fue ascendido poco después a jefe de equipo.
Ante las acusaciones, Scholz & Friends reaccionó cambiando a algunos de los cargos de su equipo directivo. Así, por ejemplo, dos mujeres fueron ascendidas e introducidas en el Consejo de Administración, y una de ellas fue directamente nombrada responsable de Diversidad, Igualdad e Inclusión. Otra empleada también pasó a ser Directora General de la oficina de Berlín.
Aun así, dichos cambios (ejercidos a corto plazo) no lograron reparar el daño a la imagen de Scholz & Friends. Si ésta hubiera establecido medidas preventivas de cumplimiento, como por ejemplo la adopción de un canal de denuncia de irregularidades, podría haber alentado a sus empleados a denunciar el caso primero internamente, lo que le hubiera permitido proteger su reputación y resolver este grave asunto lejos de la mirada pública.
Los canales de denuncia protegen a todas las empresas
La denuncia de irregularidades se ha convertido en un tema cada vez más importante en la Europa de los últimos años, especialmente a raíz de la Directiva de la UE sobre la protección de los denunciantes. Esta obliga a los empresarios a introducir un canal de denuncia en sus organizaciones a través del cual los empleados y terceros puedan informar confidencialmente de las infracciones sucedidas en su día a día. Nos referimos a cuestiones como el fraude fiscal, el blanqueo de dinero o las infracciones en materia de protección de datos.
Actualmente, esta Directiva se aplica a las empresas con 50 o más empleados. Al introducir un sistema de denuncia, estas no solo están cumpliendo con los requisitos vigentes en materia de cumplimiento, sino que también aumentan su atractivo para los bancos, los inversores, los empleados y los socios comerciales.
Cuatro consejos para que una PYME empiece a mejorar en cumplimiento normativo
Empezar siempre es difícil. Con estos cuatro sencillos consejos, su empresa se pondrá en el buen camino a la hora de mejorar su cumplimiento normativo.
- Defina al menos una persona específica en la empresa que se ocupe de las cuestiones de cumplimiento. En un inicio podría tratarse de alguien del consejo de administración, del departamento jurídico o de recursos humanos. Algunas empresas prefieren establecer un cargo único responsable del cumplimiento desde el principio. Es importante que comunique este nuevo cargo a todos los empleados y les explique su función.
- Realice una evaluación de riesgos para identificar cuáles son los más importantes que acechan a la empresa. A continuación, elabore medidas para mitigarlos. Es posible que no pueda eliminar todos los riesgos a la vez, pero es importante elaborar una hoja de ruta con los pasos que deben seguirse para frenarlos.
- Ofrezca a sus empleados un canal mediante el que puedan denunciar cualquier irregularidad de forma confidencial (véase el sistema de denuncia anterior).
- Promueva una cultura corporativa ética. Para ello, implique al departamento de recursos humanos desde el principio y ofrezca formación periódica a empleados y directivos.
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