Ihnen kommen diese Probleme bekannt vor?

Example problem selection of policy | EQS Group

Mitarbeiter wissen nicht, welche Weisungen für sie gelten und wo diese zu finden sind 

Example problem paper chaos | EQS Group

Handschriftlich unterschriebene, unsortierte Weisungen sorgen für Papier-Chaos

Example problem conclusive reports | EQS Group

Aussagekräftige Reports sind extrem zeitaufwändig oder unmöglich 

Die Lösung: Der EQS Policy Manager

Example solution central library | EQS Group

Organisieren Sie alle Weisungen in einer zentralen Bibliothek und definieren Sie den jeweiligen Adressatenkreis 

Example solution digital administration of policies | EQS Group

Mitarbeiter erhalten Weisungen digital, können diese per Klick bestätigen und jederzeit mobil nachlesen

Example solution tracking the success of the policy system | EQS Group

Prüfen Sie mit Hilfe von Echtzeit-Dashboards und Reports den Erfolg Ihres Weisungs-Systems 

Der EQS Policy Manager einfach erklärt

Vorteile für Ihr Compliance-Programm

Behalten Sie den Überblick dank einer zentralen, digitalen Weisungs-Bibliothek 

Mitarbeiter erhalten automatisch die für sie relevanten Weisungen 

Mitarbeiter können Weisungen per Klick oder Upload einfach digital bestätigen 

Mitarbeiter können Weisungen bequem auf dem Smartphone lesen und bestätigen 

Bewahren Sie alle Weisungs-Versionen und Bestätigungen sicher auf

Erstellen Sie auf Knopfdruck aussagekräftige Berichte zu Ihren Weisungen

Demo vereinbaren

Intuitive Bedienung für alle Beteiligten

Schauen Sie sich den Policy Manager genauer an.

Demo vereinbaren

Noch offene Fragen?

Der Policy Manager eignet sich für alle Unternehmen, die ein erfolgreiches Weisungsmanagement einführen möchten und somit…

  • den Aufwand für Verbreiten und Bestätigen/Unterschreiben von Weisungen deutlich reduzieren möchten
  • …sicherstellen wollen, dass Mitarbeiter zu jeder Zeit Zugriff auf die für sie relevanten Weisungen haben
  • …Ordnung in ihre bestehenden Weisungen und den Versionsverlauf bekommen wollen
  • …ein robustes Weisungs-Management gemäss IDW PS 980 oder ISO 19600 nachweisen müssen

Damit ist der Policy Manager als digitales Weisungsmanagement-System für kleine Unternehmen genauso geeignet wie für Grosskonzerne.

Zunächst benötigen Sie die Daten Ihrer Mitarbeiter, zumindest Namen und E-Mail-Adressen. Diese können Sie entweder bequem per Excel-Import hochladen, oder Sie lassen von uns eine automatische Synchronisierung mit einem bestehenden Active Directory- oder HR-System einrichten.

Nun können Sie Weisungen per Klick entweder an alle Mitarbeiter oder an bestimmte Zielgruppen versenden. Zielgruppen können beispielsweise anhand der Abteilung, der Gesellschaft oder der Berufsbezeichnung der Mitarbeiter definiert werden. Die adressierten Mitarbeiter erhalten dann per E-Mail einen Link zur Richtlinie und müssen diese per Klick bestätigen.

Besonders komfortabel: Wenn Mitarbeiter neu ins Unternehmen kommen oder die Abteilung wechseln, bekommen sie automatisiert die für sie relevanten Weisungen zugeschickt – ohne dass Sie tätig werden müssen.

Bestehende Weisungen können entweder als PDF-Datei hochgeladen oder als HTML-Inhalt erstellt werden. PDF-Dateien bieten den Vorteil, dass ein bestehendes Weisungen-Layout einfach übernommen wird – allerdings ist die Handhabung für Smartphone-Nutzer nicht sehr komfortabel.

Hierfür eignet sich die Variante als HTML-Inhalt besser. Diese kann im System mit Hilfe eines HTML-Editors erstellt werden. Der Policy Manager bietet zudem die Möglichkeit, Kurzfassungen der Weisungen zu hinterlegen. So können Ihre Mitarbeiter auch unterwegs die wichtigsten Punkte einer Richtlinie bequem nachlesen.

Der Policy Manager kann den Mitarbeitern in jeder beliebigen Sprache und weltweit zur Verfügung gestellt werden. Einschränkungen bezüglich Länder gibt es keine – Sie entscheiden selbst, welche Länder aktiviert werden sollen.

Es ist zudem möglich, Weisungen in mehreren Sprachen zu erstellen. Mitarbeiter erhalten eine bestimmte Richtlinie dann automatisch in ihrer bevorzugten Sprache, sofern die Richtlinie in dieser Sprache vorliegt.

Unsere Standard-API erlaubt die Verbindung mit allen gängigen Systemen, in denen Sie bereits Mitarbeiterdaten gespeichert haben. Das können Active Directory bzw. Azure AD sein oder HR-Systeme wie SAP SuccessFactors, Workday und zahlreiche andere Anbieter.

Für die automatische Synchronisierung Ihrer Mitarbeiterdaten steht Ihnen ein IT-Projektmanager zur Verfügung, der gemeinsam mit Ihrer IT die Anbindung einrichtet und ausführlich testet. Bei der Anbindung werden selbstverständlich höchste Sicherheits- und Verschlüsselungsstandards erfüllt.

Ja. Nach einmaliger Einrichtung ist es ihren Mitarbeitern möglich, sich beispielsweise mit ihrem regulären Windows-Kennwort im Policy Manager einzuloggen. Das erleichtert Ihren Mitarbeitern die Handhabung und erhöht die Akzeptanz deutlich.

Die Einrichtung von SSO ist einfach. Wir stellen Ihrer IT alle nötigen Informationen zur Verfügung, um die einmalige Einrichtung vorzunehmen.

“Das Preismodell richtet sich vor allem nach der Zahl der Nutzer, die Weisungen erhalten und bestätigen sollen – in den meisten Fällen also an der Zahl der Mitarbeiter. Die Zahl der verwendeten Sprachen und Zusatzoptionen wie Single Sign On (SSO) oder die Synchronisierung von Mitarbeiterdaten spielen ebenfalls eine Rolle.

Kontaktieren Sie uns gerne für eine Demo und ein unverbindliches Angebot.”

Kontaktieren Sie uns

Sascha Meier
Sascha Meier

Director Business Development Compliance Services
+41 44 5159442

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