EQS APPROVALS GESTIÓN DE TRABAJO DE CUMPLIMIENTO
Software de flujo de aprobación de compliance para divulgaciones, regalos y conflictos de interés
Cuando se cuestiona una aprobación, la pregunta nunca es “¿alguien aprobó esto?”, sino “quién lo aprobó, conforme a qué política, con qué evidencia y por qué”. EQS Approvals registra el expediente completo, no solo el resultado.
14.000+ organizaciones en todo el mundo confían en nosotros.
La aprobación que no puede reconstruirse es la que genera responsabilidad
Un fallo en una aprobación de compliance rara vez comienza con un aprobador ausente o un paso omitido. Comienza con una aprobación que técnicamente se produjo, pero no dejó un registro utilizable. Los comentarios del revisor se hicieron por teléfono. La documentación de respaldo llegó después de que la decisión ya se hubiera tomado. La autoridad de aprobación cambió durante el proceso y el registro nunca se corrigió. Seis meses después, auditoría pregunta qué umbral de política se aplicó, quién aprobó la excepción y qué evidencia constaba en el expediente. La reconstrucción lleva semanas.
Las herramientas genéricas de flujo de trabajo recopilan formularios y canalizan solicitudes. Los equipos de compliance necesitan un registro que resista el escrutinio cuando alguien pregunte cómo se llegó a la decisión: quién divulgó qué, qué política se aplicó, quién lo revisó, qué evidencia constaba en el expediente, cómo se escaló y cómo se cerró.
Un flujo de aprobación de compliance es un proceso estructurado para gestionar divulgaciones sensibles — conflictos de interés, regalos y hospitalidad, aprobaciones de excepciones — que registra cada acción del revisor, escalado, documento de respaldo y decisión final en un único expediente gobernado, para que los equipos de compliance puedan demostrar control ante auditores, reguladores e investigadores internos.
Hay un 60% de mejora en la eficiencia de la gestión de divulgaciones sobre regalos y conflictos de interés frente a procesos basados en correo electrónico y hojas de cálculo.
Fuente: Forrester Consulting, Total Economic Impact™ de EQS Compliance Cockpit, encargado por EQS, marzo de 2026.
Un solo registro. De la divulgación a la decisión.
EQS Approvals ofrece a los equipos de compliance un flujo de trabajo gobernado único para conflictos de interés, declaraciones de regalos y hospitalidad, revisiones de divulgaciones y aprobaciones de excepciones, con cada solicitud, acción del revisor, escalado y decisión en un solo registro estructurado.
Cuando el departamento jurídico, auditoría interna o un regulador solicitan evidencia, la respuesta ya está ahí.
EQS Approvals forma parte de EQS Compliance Cockpit, que conecta los flujos de aprobación con Policies, Integrity Line, Third Parties, Campaigns e Insights: una sola trazabilidad de auditoría en todo el programa de compliance.
Funciones esenciales para la gestión del flujo de aprobación de compliance
Un registro de decisiones que resiste el escrutinio
Abra cualquier aprobación en cualquier momento de su historial y tendrá la visión completa: cada envío, acción del revisor, escalado, archivo adjunto, delegación y decisión final, con marca de tiempo, y con los cambios registrados a nivel de campo junto con la identidad del revisor y la justificación documentada. Las divulgaciones, los comentarios, la documentación de respaldo y las decisiones se encuentran en el mismo lugar. Sin versiones contradictorias ni evidencia faltante.
Una gobernanza que funciona sin disciplina manual
La gobernanza deja de depender de que revisores individuales sigan convenciones informales: pasa a residir en el propio proceso. Configure una sola vez las jerarquías de revisión, los permisos, los controles de segregación de funciones, la lógica de escalado y los umbrales de aprobación, y se aplicarán a todas las aprobaciones que el sistema gestione a partir de ese momento. Las distintas unidades de negocio pueden operar con diferentes umbrales, idiomas, categorías o rutas de aprobación sin que el equipo de compliance pierda la supervisión centralizada.
Enrutamiento que elimina el margen para soluciones informales
La mayoría de los fallos de compliance comienzan como pequeños atajos de proceso: autoridad delegada informalmente para despejar un retraso, evidencia cargada después de la aprobación o una solicitud de alto riesgo que omitió el escalado porque alguien supuso que otro revisor ya había dado su conformidad. EQS Approvals enruta automáticamente las solicitudes por geografía, tipo de divulgación, nivel de riesgo o unidad de negocio, y mantiene las reglas de escalado dentro del flujo de trabajo. Las solicitudes de bajo riesgo se aprueban automáticamente, mientras que las solicitudes que superan los límites de la política — incluidos los límites acumulativos por empleado a lo largo del tiempo — pueden escalarse, rechazarse o enviarse a revisión de forma automática. El tiempo de revisión se dedica a los casos que realmente lo requieren.
Visibilidad sobre dónde las aprobaciones están acumulando riesgo
Una aprobación retrasada en un asunto con peso jurídico o regulatorio puede convertirse por sí misma en un problema de control. Un único panel muestra aprobaciones pendientes, cuellos de botella, revisiones vencidas y patrones de escalado, para que las debilidades salgan a la luz cuando todavía hay tiempo para actuar. Para análisis más profundos de todo el programa, EQS Insights amplía esta visibilidad con informes personalizados y análisis de tendencias.
Recepción de divulgaciones que el personal realmente utilizará
Que un programa de compliance funcione con datos reales o con lo que el personal haya decidido autodeclarar depende de lo fácil que sea divulgar. Integrity Hub permite al personal enviar información desde cualquier dispositivo, en su propio idioma, sin contactar con compliance para pedir ayuda; está optimizado para móviles y disponible en 45 idiomas. Reduzca la fricción y aumentarán las tasas de finalización, que es lo que proporciona al programa una visión real y no parcial.
Lógica de aprobación que se extiende a todo el programa
Cree un flujo de trabajo una vez y aplíquelo a múltiples tipos de divulgación. Conecte campañas de divulgación y atestación segmentadas a través de EQS Campaigns, para que los cuestionarios anuales sobre conflictos de interés, las declaraciones de obsequios y las atestaciones de políticas se integren directamente en el proceso de revisión y aprobación. Amplio alcance y toma de decisiones controlada caso por caso, sin cambiar de entorno.
Diseñado para los estándares regulatorios europeos
RGPD
Los flujos de divulgación que implican datos personales requieren una base jurídica documentada, controles de acceso y políticas de conservación. EQS Approvals respalda los principios de privacidad desde el diseño del artículo 25 del RGPD mediante reglas configurables de conservación y visibilidad, con controles de acceso basados en roles que limitan los datos sensibles de divulgación a revisores autorizados.
Requisitos de la UE contra la corrupción y el soborno / UK Bribery Act (Ley Antisoborno del Reino Unido)
Un registro controlado que demuestre que cada declaración de obsequios fue revisada, escalada cuando fue necesario y resuelta conforme a una política documentada es un componente sustancial de una defensa basada en procedimientos adecuados. Ese registro lo crea el proceso, no se recompone después.
FCPA
Los procesos de aprobación documentados para obsequios, atenciones y declaraciones de conflicto de interés de terceros son un componente clave de la defensa del programa de compliance en acciones de ejecución de la FCPA.
LkSG (Ley alemana de diligencia debida en la cadena de suministro)
La gestión de conflictos de interés y la gobernanza de las divulgaciones en las relaciones con proveedores forman parte de los requisitos de la LkSG para los sistemas de gestión de riesgos. EQS Approvals proporciona la capa de documentación.
CSRD
La gestión interna de conflictos de interés figura cada vez más en los informes sociales y de gobernanza de la CSRD. Un registro de aprobación controlado respalda tanto el aseguramiento interno como los requisitos de información externa.
Cuando las aprobaciones se convierten en resultados
“Teníamos el objetivo de digitalizar procesos de compliance que se gestionaban manualmente y de centralizar la información en un solo lugar, haciendo más eficiente la gestión y la supervisión de compliance. Gracias a EQS, pudimos conseguirlo.”
Edouard de Laforcade
Director jurídico, Fédération Française de Judo
Los procesos de compliance de la Fédération Française de Judo para la gestión de obsequios, atenciones y conflictos de interés eran manuales, fragmentados y difíciles de supervisar. Tras implementar EQS Approvals, la federación centralizó los flujos de trabajo para todos los tipos de divulgación, automatizó la asignación, logró una reducción cercana al 50 % en el esfuerzo de procesamiento manual y obtuvo una pista de auditoría completa para cada decisión.
Los procesos de cumplimiento para regalos, hospitalidad y conflictos de interés eran manuales y fragmentados. La supervisión era limitada y las aprobaciones carecían de documentación lista para auditoría.
Flujos de trabajo centralizados, enrutamiento automatizado y manejo de datos conforme al RGPD. Los responsables de cumplimiento obtuvieron visibilidad total, y los empleados recibieron presentaciones claras y guiadas.
menos esfuerzo manual
decisions lists para auditoria
plataforma unificada
Por qué los equipos de compliance con exposición a auditorías eligen EQS Approvals
El registro de auditoría es el producto
En EQS Approvals, el registro es el resultado principal: cada solicitud, acción, escalado, archivo adjunto y decisión se estructura para el momento en que la auditoría solicite evidencias. El registro a nivel de campo, la identidad del revisor, las marcas temporales y la justificación documentada están integrados en cada aprobación.
Realidad regulatoria europea
EQS lleva décadas trabajando dentro de los requisitos europeos de compliance y gobernanza. Cómo se almacenan los datos, cómo se controla el acceso, cómo se preservan las evidencias para los regímenes regulatorios europeos: estos fueron condicionantes de diseño. Para los CCO responsables ante reguladores europeos y autoridades de protección de datos, esa distinción importa.
Aprobaciones como controles, no como tareas
En un contexto de compliance, una aprobación funciona como un punto de control. EQS Approvals se basa en esa premisa: la responsabilidad del revisor, la gestión de escalados, los permisos basados en roles y la segregación de funciones forman parte del propio flujo de trabajo, sin depender de la disciplina manual ni del cumplimiento individual del proceso.
Parte de un programa integral
EQS Approvals forma parte de EQS Compliance Cockpit, junto con Policies, Third Parties, Insights e Integrity Line. Los equipos que gestionan varios procesos de compliance al mismo tiempo lo hacen en un solo entorno con un único registro de auditoría. Un flujo de divulgación se conecta directamente con la política que lo rige y con el proceso de gestión de casos que sigue a una infracción, sin necesidad de un proyecto de integración intermedio.
Cómo funciona el software de aprobación de cumplimiento
Campaña o recepción guiada de declaraciones
Los empleados envían declaraciones a través de flujos de trabajo guiados o, cuando se utiliza con EQS Campaigns, mediante campañas específicas de declaración y atestación, conectando una recopilación amplia de información con el proceso de aprobación gobernado que sigue a continuación.
Enrutamiento automático
Las solicitudes se enrutan en función de la geografía, la categoría, el tipo de declaración, la respuesta a la campaña o el nivel de riesgo. El revisor adecuado forma parte del flujo de trabajo desde el principio.
Revisión y escalado controlados
Los revisores adjuntan evidencias, documentan la justificación y escalan cuando las reglas lo exigen, con el estado de los límites visible en cada declaración. Cada acción se registra automáticamente. Nada avanza sin el registro que lo demuestre.
Decisión registrada
La decisión queda registrada con la identidad del revisor, marcas temporales, evidencias de respaldo, historial de escalado y la justificación de la decisión. El registro lo crea el propio proceso.
Supervisión y exportación
Las aprobaciones vencidas, los cuellos de botella y las tendencias de escalado se muestran en un único panel. Cuando se solicita documentación, el historial completo de aprobación se extrae de un solo sistema.
Software de flujo de aprobación para compliance frente a herramientas genéricas de flujo de trabajo
| EQS Approvals | Flujos de trabajo internos + IA | Herramientas genéricas de flujo de trabajo | |
|---|---|---|---|
| Diseñado para la gobernanza del compliance | Parcial | ||
| Registros de decisiones preparados para auditoría | Se requiere reconstrucción | Parcial | |
| Flujos de trabajo vinculados a políticas | Depende de la configuración | Parcial | |
| Rastro de evidencias centralizado | Fragmentado | Parcial | |
| Responsabilidad del revisor | Manual | Parcial | |
| Diseñado para respaldar la solidez de la defensa en auditorías | Limitado | Depende de la configuración |
Vea cómo es su registro cuando auditoría lo solicita
Los equipos de cumplimiento que dejaron atrás las aprobaciones por correo electrónico y hojas de cálculo informan de una mejora del 60% en la eficiencia de la gestión de declaraciones. La ganancia más relevante se hace visible cuando más importa: un registro que responde a la pregunta sin una semana de trabajo de reconstrucción.
Sesión de 30 minutos. Configurada según sus tipos de declaración.
Hable con nuestros expertos
 |
Matthias Zastrow VP, Especialista en Ventas y Soluciones de Cumplimiento Disponible para analizar los requisitos del flujo de trabajo de aprobación con alguien que ha implementado programas de cumplimento en múltiples jurisdicciones. No es un guion de ventas, sino un conocmiento práctico de lo que los equipos de cumplimiento realmente necesitan defender. |
con un experto en cumplimiento
Preguntas frecuentes sobre el software de flujo de trabajo de aprobación de cumplimiento
¿Qué es el software de flujo de trabajo de aprobación de cumplimiento?
El software de flujo de trabajo de aprobación de cumplimiento es un sistema estructurado para gestionar declaraciones internas sensibles — conflictos de interés, declaraciones de regalos y hospitalidad, aprobaciones de excepciones — que dirige las solicitudes a los revisores correctos, aplica reglas de escalado y registra cada acción, decisión y documento de respaldo en un único registro gobernado. El registro está diseñado para responder a las preguntas que surgen en auditorías, investigaciones internas y revisiones regulatorias: quién declaró qué, en virtud de qué política, quién lo revisó y aprobó, y qué evidencias respaldaron esa decisión.
¿Por qué las aprobaciones por correo electrónico y hojas de cálculo son difíciles de defender en una auditoría?
Las aprobaciones por correo electrónico y hojas de cálculo fragmentan el rastro de evidencias entre múltiples sistemas. Las delegaciones de revisores rara vez quedan registradas. Las evidencias de respaldo suelen llegar después de que la aprobación ya se ha concedido. Pueden circular distintas versiones de la misma hoja de cálculo sin una fuente única de referencia claramente definida. Cuando Auditoría pregunta cómo se llegó a una decisión, el trabajo de reconstrucción es lento, incompleto y, en un contexto regulatorio, genera su propio riesgo. La ausencia de un registro contemporáneo constituye en sí misma una debilidad de control.
¿Qué tipos de flujos de trabajo admite EQS Approvals?
EQS Approvals admite declaraciones de conflictos de intereses, declaraciones de regalos y hospitalidad, revisiones de divulgación y aprobaciones de excepciones. Cualquier proceso de compliance sensible que requiera una recepción estructurada, responsabilidad documentada de las personas revisoras, gestión de escalaciones y un registro de la decisión final preparado para auditoría es un candidato adecuado para este flujo de trabajo.
¿Cómo mejora EQS Approvals la preparación para auditorías?
Cada solicitud, acción de revisión, escalación, archivo adjunto y decisión final se registra en un único expediente de aprobación estructurado en el momento en que se produce la acción, no se reconstruye posteriormente. Cuando el equipo jurídico, auditoría interna o un regulador solicita evidencia, el registro está disponible para su revisión dentro de la plataforma o para su exportación. El equipo de compliance no tiene que iniciar una búsqueda entre bandejas de entrada y carpetas compartidas.
¿Admite EQS Approvals permisos basados en roles y segregación de funciones?
Sí. Los permisos basados en roles garantizan que la información sensible de divulgación solo sea visible para las personas revisoras autorizadas. Los controles de segregación de funciones evitan que una misma persona inicie y apruebe la misma solicitud. Ambos se configuran dentro del flujo de trabajo y se aplican a cada aprobación que gestiona el sistema.
¿Pueden configurarse los flujos de trabajo de forma diferente según la región y la unidad de negocio?
Sí. Las categorías, los cuestionarios, la lógica de enrutamiento, los umbrales de aprobación, los idiomas y las rutas de escalación pueden configurarse a nivel de unidad de negocio o regional, manteniendo al mismo tiempo una gobernanza y supervisión centralizadas. Diferentes umbrales para distintos mercados, diferentes rutas de aprobación para distintos tipos de divulgación, sin que el equipo de compliance tenga que gestionar sistemas separados.
¿Cómo se conecta EQS Approvals con otros módulos de EQS?
EQS Approvals forma parte de EQS Compliance Cockpit, junto con Policies, Third Parties, Insights e Integrity Line. Una campaña de divulgación sobre regalos y hospitalidad puede guiar a la plantilla durante el envío y dirigir las respuestas al flujo de aprobación para su revisión por compliance. Una aprobación completada puede conectarse con el proceso de gestión de casos si un incumplimiento requiere investigación. Un único registro de auditoría para todo el programa.
¿Dónde se almacenan los datos?
Hay centros de datos disponibles en varias regiones, incluidas Norteamérica, Europa y Asia-Pacífico. Todas las instalaciones cuentan con la certificación ISO 27001.
¿En qué se diferencia EQS Approvals de las herramientas genéricas de flujo de trabajo?
Las herramientas genéricas de flujo de trabajo enrutan solicitudes y recopilan formularios. No están diseñadas para la gobernanza, la auditabilidad y la responsabilidad de las personas revisoras que requieren las aprobaciones de compliance sensibles. EQS Approvals ofrece registros de auditoría a nivel de campo, permisos basados en roles, controles de segregación de funciones y escalación estructurada como componentes integrados del flujo de trabajo, diseñados específicamente para dar soporte a auditorías, investigaciones internas y revisiones regulatorias.
Lecturas adicionales
La arquitectura del compliance conductual
6 tendencias clave del compliance en 2026: IA, regulación, confianza, terceros, denuncias y eficacia demostrable, con enfoques prácticos para medir la eficacia real del programa de compliance con KRIs prospectivos.
El Impacto Económico Total™ de EQS Compliance Cockpit
Cómo centralizar los flujos de compliance mejora la eficiencia, reduce la exposición al riesgo y aumenta la preparación para auditorías, con base en resultados reales.
