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Claves para comunicar mejor el Compliance en su empresa

Para garantizar que el Compliance sea efectivo, es necesario implantar las políticas adecuadas a su empresa y saber comunicarlas.

by Aram Kaven-Moser 6 min

    Uno de los mayores retos a los que se enfrentan los Compliance Officer y responsables de cumplimiento normativo en las organizaciones es la redacción de políticas que refuercen y aclaren las normas a los trabajadores. Desglosar la jerga jurídica en términos sencillos y procesables es necesario para orientar a los empleados y evitar acciones ilegales o daño a la reputación.


    Por otro lado, la gestión y la comunicación de las políticas de Compliance de forma coherente es vital para mantener a los empleados motivados y para proteger a la empresa identificando los riesgos dentro de un marco normativo basado en la buena gobernanza y la ética.
    Las organizaciones deben ser capaces de gestionar las políticas y adaptarse al cambio de forma ágil cuando surjan otras nuevas. ¿Cómo pueden comunicar las políticas a los empleados de forma eficiente y asegurarse de que conocen las regulaciones más recientes?

    Ante la gran cantidad de políticas en torno privacidad y seguridad, redes sociales, o códigos de conducta, es comprensible que los empleados se sientan desorientados. Asimismo, es posible que no todos ellos tengan la motivación intrínseca para mantenerse al día sobre estos temas, o simplemente les falte tiempo para hacerlo.

    Resultaría óptimo que los trabajadores fuesen autónomos a la hora de conocer una política y actuaran con sentido ético, pero muchas veces, la información relevante sobre las medidas a seguir se pierde en una avalancha de correos electrónicos o pasan desapercibidas. Por este motivo, en este artículo explicamos cuál es la mejor manera de comunicar a los empleados las pautas y procedimientos para integrar la ética empresarial y el programa de Compliance en la cultura corporativa.

    1. Informar sobre el programa de Compliance de forma centralizada

    En cualquier organización, comunicar las normas y políticas no es tarea solo del departamento jurídico o el de Compliance, sino también de otras áreas. Por ejemplo, la de IT/Seguridad de Datos, Finanzas o Recursos Humanos, entre otras. Poner a la disposición de los empleados una única fuente de información, es decir, un punto de contacto para las preguntas sobre la normativa de todos los departamentos y áreas especializadas puede simplificar drásticamente el proceso de búsqueda sobre las políticas. Tener información normativa tan importante de varios departamentos dispersa en la intranet o en los correos electrónicos, dificulta que el empleado encuentre la información pertinente en el momento oportuno.

    Con único sistema de gestión de políticas centralizado, las empresas proporcionarán a los empleados una metodología rápida y práctica para no solo organizar las normas, sino para crear más concienciación sobre el cumplimiento normativo y la prevención de riesgos.

    2. La importancia de la comunicación sobre normativas y sus modificaciones

    Formar a los empleados dentro de un programa de Compliance es uno de los pilares básicos para la identificación y la prevención de delitos dentro de la responsabilidad penal de la empresa. Para que la comunicación sobre el cumplimiento de la normativa tenga éxito, es importante que las nuevas normas y las modificaciones se comuniquen a los trabajadores en el momento oportuno.

    Si analizamos la formación del empleado en el Código Penal español, no se alude de forma explícita en ningún artículo, sin embargo, el apartado 4 del artículo 31.bis indica:

    “La persona jurídica quedará exenta de responsabilidad si, antes de la comisión del delito, ha adoptado y ejecutado eficazmente un modelo de organización y gestión que resulte adecuado para prevenir delitos de la naturaleza del que fue cometido o para reducir de forma significativa el riesgo de su comisión.”

    El objetivo principal debe ser prevenir conductas indebidas y reducir el riesgo en la organización.

    3. Capacitar a los empleados para utilizar los canales de comunicación interna

    En la actualidad, las organizaciones disponen de múltiples canales de comunicación interna, como MS Teams o Slack, que pueden utilizarse para comunicar la información normativa haciendo uso de grupos dedicados a actualizar a los empleados de los cambios más destacados en las políticas. Como alternativa, se pueden utilizar soluciones digitales como una app de cumplimiento normativo para que los cambios se muestren fácilmente en la plataforma a través de iconos de notificación, de forma similar a las plataformas de mensajería.

    En el propio blog de la empresa o en una revista corporativa también se pueden recopilar datos e informar sobre temas y cuestiones relevantes para el cumplimiento. Muchas empresas también envían boletines internos de forma regular para que sus empleados estén informados de las novedades importantes. Es recomendable implementar un sistema ético integrado en los distintos canales que permita recoger la retroalimentación necesaria para examinar el funcionamiento del canal y el plan estratégico.

    Compliance communication methods

    Diferentes modelos de comunicación de Compliance

    4. Generar un interés continuo

    En toda empresa, conseguir puntos de apoyo es fundamental para que la comunicación de Compliance no solo se establezca cuando se produzcan cambios en las políticas y reglamentos. Es crucial generar el interés de los empleados mediante medidas sistemáticas y continuas de concienciación. Los responsables de cumplimiento y los Compliance Officer deberían encargarse de entablar conversaciones y discusiones sobre normas de conducta, ética y buenas prácticas. Conocer las expectativas y el nivel de satisfacción de los trabajadores ayudará a que el programa de Compliance sea realmente efectivo.

    5. Aprovechar el potencial del microaprendizaje

    Otra forma eficaz de informar a los empleados sobre los conocimientos sobre cumplimiento normativo es hacerlo mediante técnicas de microaprendizaje. Se puede utilizar una plataforma de cumplimiento para proporcionar mensajes breves a los empleados, de modo que puedan acceder a la información normativa en un dispositivo de su elección en un momento conveniente para ellos. De este modo, los empleados pueden aprender continuamente y también retener la información de forma adecuada. Las técnicas de microaprendizaje pueden utilizarse como herramientas independientes o como complemento de una formación informática o interna. Confiar en las técnicas de e-learning sólo puede producir un determinado resultado; aprovechar el potencial que ofrecen las herramientas de microlearning influirá drásticamente en su éxito.

    6. Promover una formación eficaz

    Para que la estrategia de comunicación funcione, es necesario planificar reuniones periódicas en el que se realicen preguntas a un grupo de personas para obtener una visión general sobre la eficacia del Compliance y las políticas internas. No se trata de ejecutar una formación de forma esporádica, sino de hacer un seguimiento del estado de la cultura de la empresa y reforzarla en términos de Compliance. Además de garantizar que se recuerde a los empleados la normativa, se crea un espacio en el que se pueden debatir los temas de cumplimiento en grupos más pequeños. Los jefes de equipo y los directivos pueden recibir formación para hablar sobre el cumplimiento de la normativa y motivar a los miembros del equipo.

    Además, si bien es cierto que la UNE 19601 sugiere enfocar el plan de formación y comunicación para el público interno, en la práctica lo recomendable es considerar también a las partes interesadas para que todos se comprometan con el programa de Compliance.

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    Aram Kaven-Moser
    Aram Kaven-Moser

    Managing Director Corporate Compliance — EQS Group | Aram es el Director General de Cumplimiento Corporativo de EQS Group y fundador de Rulebook, una plataforma que permite dialogar sobre las actividades y el cumplimiento normativo de las empresas. Cuenta con muchos años de experiencia en gestión y consultoría en el ámbito de la gobernanza, el riesgo y el Compliance.

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