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Políticas de empresa imprescindibles

Desde el código de conducta a las redes sociales en el trabajo

Moritz Homann Moritz Homann

    Las políticas internas de una empresa definen cómo deben comportarse los empleados en su lugar de trabajo. También establecen lo que los empleados pueden esperar de su compañía. Identificar qué políticas son necesarias o no para una empresa depende en gran medida de su cultura corporativa, del entorno legislativo y también del sector de la organización. Sin embargo, hay algunas que son imprescindibles para casi todas las empresas:

    1) Código de conducta

    El código de conducta es la base de muchas políticas corporativas porque define las normas básicas de comportamiento de una empresa. Los aspectos importantes que debe recoger este documento son: los valores corporativos, la protección de la propiedad corporativa, el tratamiento de la corrupción y los conflictos de intereses, pero también la responsabilidad personal y profesional de los empleados. Además, un código de conducta debe indicar explícitamente cómo deben comportarse los empleados si observan una violación de las normas aplicables, y cuáles son las consecuencias de dicha mala conducta.

    2) Política de igualdad

    Una política de igualdad constituye la base de la protección contra la discriminación o el acoso en el lugar de trabajo y contribuye a promover la diversidad. El objetivo principal debe ser garantizar que el empresario no tome decisiones que discriminen a los empleados o demandantes de empleo por motivos de raza, origen étnico, sexo, religión, edad, discapacidad u orientación sexual. Introducir políticas adecuadas en este aspecto es un compromiso claro de la empresa y sensibiliza a toda la plantilla.

    3) Política de salud y seguridad en el trabajo

    A toda empresa le interesa prevenir accidentes en su lugar de trabajo y promover la buena salud de sus empleados. Así pues, este tipo de políticas deben documentar las responsabilidades y obligaciones de la empresa para garantizar la seguridad en el lugar de trabajo. Una buena política de salud también debe incluir los procedimientos e instrucciones para aquellas tareas que impliquen riesgos específicos, así como explicar la conducta que los empleados deben seguir en situaciones de emergencia.

    4) Política sobre el uso de las redes sociales e Internet

    Definir lo que constituye el uso profesional y privado de Internet y las redes sociales es todavía, a día de hoy, un camino por recorrer. Razón de más para que todas las empresas introduzcan una política que defina su uso y lo comuniquen a sus empleados. En particular, este tipo de políticas deberían estipular lo que los empleados pueden y no pueden compartir online, y qué normas se aplican dentro de la infraestructura informática de la empresa. La política resultante debería lograr un equilibrio entre los derechos personales del empleado y los intereses de la empresa.

    5) Política de protección de datos

    Desde la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en Europa, la protección de datos se ha vuelto un tema candente en todas las empresas, que deben proteger tanto los datos personales de los empleados como los datos de sus clientes. Para reducir el riesgo de que se produzca una violación de esa protección de datos, toda empresa debería introducir una política de protección de datos adecuada. En particular, este tipo de políticas deberían estipular cómo utiliza la empresa los datos personales y qué medidas toma para protegerlos.

    6) Política de horarios, ausencias y vacaciones

    Las empresas harían bien en aclarar cualquier posible ambigüedad relativa a los horarios de trabajo, las ausencias y las vacaciones, evitando así posibles conflictos entre sus empleados. Esta política debe establecer, por ejemplo, cuál es la jornada laboral mínima y máxima, cuáles son las normas para tomar descansos, cómo se puede organizar el tiempo de trabajo y qué debe registrarse digitalmente. La legislación laboral pertinente, además, también debería regular las normas relativas a las horas extra y a los derechos de vacaciones.

    Conclusiones

    Las empresas deberían realizar una evaluación de riesgos específica antes de redactar sus políticas. Además, siempre que se produzcan cambios en la empresa o en el entorno legislativo, deberían revisar periódicamente dichas políticas, y decidir si es necesario introducir alguna nueva. Redactar y comunicar cuidadosamente las políticas dentro de la empresa es fundamental.

    ¡Adiós al caos generado por tanta política! Con EQS Policy Manager podrá simplificar la gestión de sus políticas corporativas.

    Moritz Homann
    Moritz Homann

    Director General de Cumplimiento Corporativo – EQS Group | Moritz Homann es responsable del departamento de productos de Cumplimiento Corporativo en EQS Group. En su función, supervisa el desarrollo estratégico de soluciones digitales adaptándolas a las necesidades de los responsables de cumplimiento en todo el mundo.

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