La conformité au sein du Groupe La Poste : MyEtic App et le Baromètre Ethique

Depuis 2013, le département Ethique et Conformité du Groupe La Poste réalise une enquête annuelle qui porte sur le climat éthique au sein des entreprises françaises. Connue sous le nom de Baromètre Ethique, l’enquête comprend deux parties (mais leurs questions sont identiques) – la première vise à évaluer le climat éthique au sein des salariés du Groupe La Poste et la seconde interroge les salariés des entreprises françaises (de 500 salariés et plus). L’objectif de l’enquête est d’obtenir des données qualitatives et quantitatives sur le degré d’information des employés concernant les activités de conformité de leur entreprise et s’ils y participent.

L’enquête vise à déterminer s’il existe des problèmes que l’entreprise devrait aborder en termes de conformité et d’éthique ou sur la manière dont l’entreprise a traité les défis de la conformité jusqu’à présent. En outre, l’étude vise à comprendre comment les employés évaluent les efforts de conformité de leur entreprise et comment la structure de conformité est mise en place. Un autre point d’évaluation est la confiance que les employés accordent aux personnes responsables et aux structures correspondantes.

En 2015, le Groupe La Poste a développé l’appli MyEtic, une application mobile destinée à tous les salariés de l’entreprise. L’appli est conçue pour accroître la visibilité du programme de conformité du groupe, sensibiliser aux questions d’éthique et de conformité tout en prévenant la corruption. Le contenu de l’application comprend :

• Des actualités sur la conformité et l’éthique (en interne et dans la presse quotidienne).
• Des événements et la possibilité de s’y inscrire
• Une tribune (communications du responsable de l’éthique)
• Des informations (documents importants du Groupe La Poste, de ses filiales et de ses établissements)
• Une formation (possibilités de former le personnel sur l’éthique et la conformité)
• Une mobilisation (annonces pour promouvoir l’éthique et les valeurs dans l’entreprise)
• Un quiz (questions sur des sujets liés aux cadeaux et à l’hospitalité, au secret professionnel, à la concurrence loyale, etc.)
• Un contact direct (avec le service d’éthique et de conformité)
• Une alerte (système d’alerte propre au Groupe La Poste)
• Un lexique (définitions des termes relatifs à l’éthique et à la conformité)
• Les conditions générales

Avec cette application mobile, le Groupe La Poste répond non seulement aux exigences légales existantes (loi Sapin II), mais offre également à ses employés une sélection complète d’informations sur l’éthique et la conformité. Depuis juin 2017, la loi Sapin II impose aux entreprises en France de 500 salariés et plus, et réalisant un chiffre d’affaires de 100 millions d’euros de prendre un certain nombre de mesures pour lutter contre la corruption. Il s’agit notamment d’initier un programme de formation pour les employés exposés aux risques de corruption les plus élevés et d’établir un code de conduite pour tous les employés.

L’application MyEtic est actuellement utilisée par environ 17 000 employés du Groupe La Poste. L’objectif est d’augmenter régulièrement le nombre d’utilisateurs avec les prochaines versions et améliorations, et de rendre le contenu encore plus attractif pour tous les employés.

1. Quels ont été les résultats les plus surprenants de l’enquête (Baromètre éthique) ?

Catherine Coppo (CC):

• 84% des personnes interrogées pensent que leur entreprise mène ses activités de manière éthique
• 78% se sentent affectées par les actions prises en matière d’éthique et de conformité
• 69% ont été sensibilisées aux problématiques d’abus éthiques ou aux problèmes liés à la conformité au cours des 12 derniers mois
• 70 % ont connaissance de l’existence d’un système d’alerte (qui leur permet de demander des conseils en matière d’éthique ou de conformité ou de signaler une violation du code de conduite de l’entreprise)
• 84% seraient prêtes à tirer la sonnette d’alarme si elles identifiaient un problème éthique

2. Quels sont les plus grands défis auxquels sont confrontés les responsables de la conformité en France / au sein du Groupe La Poste ?

CC: La crise économique due à la pandémie de Covid-19 risque de mettre à rude épreuve les programmes de conformité, ainsi que les risques majeurs bien connus : fraude, corruption, non-respect des embargos, risque d’intégrité vis-à-vis des tiers, multiplication des cyberattaques, etc.

Face à une baisse drastique des volumes de courrier, nous avons placé la question de la conformité en tête de nos préoccupations afin de préserver le développement de nos nouvelles activités qui reposent sur une relation de confiance avec nos collaborateurs, nos parties prenantes externes et surtout nos clients. En tant que responsable de l’éthique et de la conformité chargée de la mise en œuvre de la loi Sapin II, il est important d’aller au-delà des obligations réglementaires et d’ancrer l’intégrité commerciale comme une valeur fondamentale dans l’entreprise afin que celle-ci reste protégée des comportements non éthiques. Notre approche est basée sur la confiance. Nous faisons confiance à nos employés pour s’exprimer, par exemple par le biais de notre dispositif d’alerte interne.

Le plus grand défi est de convaincre la direction, le personnel et les dirigeants et de gagner leur soutien. Cela concerne chacun d’entre nous et nous devons tous être vigilants et savoir nous poser les bonnes questions et avoir les bonnes normes à l’esprit afin de gérer, décider et agir dans un cadre éthique et légal.

3. Quel soutien aux travaux de conformité souhaiteriez-vous voir ?

CC: Bien sûr, nous pouvons toujours demander plus de ressources ou plus d’outils, mais je pense que le rôle du responsable de la conformité est de communiquer l’importance du processus. Par exemple, afin de renforcer la communication positive avec nos parties prenantes, nous devons être en mesure d’expliquer pourquoi il est nécessaire d’évaluer nos fournisseurs. Cela favorise les performances de l’entreprise et renforce notre approvisionnement. Nous accordons une grande importance à la sensibilisation et à la formation des employés les plus à risque et nous y parvenons par une communication régulière. Nous expliquons de nombreux risques à l’aide d’exemples pratiques et apportons des réponses aux questions éventuelles.

Plus nous nous comportons de manière éthique, plus la confiance est grande – c’est le moteur de nos relations avec nos clients. Sur le plan réglementaire, je pense que la loi Sapin II et son obligation de mettre en place un plan de prévention de la corruption a accéléré les changements. Ils nous obligent à standardiser nos procédures. Nous avons constaté un effet similaire avec les exigences de qualité et de RSE (responsabilité sociétale des entreprises) par le passé.

4. Quelles seront les tendances les plus importantes en matière de conformité en 2021 ?

CC: Il s’agit de développer une culture de la conformité et d’intégrité, d’ancrer l’éthique comme une valeur intangible importante dans une entreprise, et à la fois de la mesurer et de la communiquer. Il est du devoir d’une entreprise de se protéger des comportements non éthiques. De plus, l’intégrité doit être au cœur des relations avec les parties prenantes externes. Pour un groupe comme La Poste, il s’agit aussi de faire progresser l’intégration des nouvelles technologies avec des outils de confiance.

Catherine Coppo | Directrice Conformité, Ethique et Anti-corruption du Groupe La Poste

Laurence Thierry | Responsable Conformité, Ethique et Anti-corruption du Groupe La Poste

Le Groupe La Poste trouve son origine en 1477 dans les relais postaux créés par Louis XI pour transporter les messages royaux. En 1576, des bureaux de messageries royales sont ajoutés, autorisés à transporter le courrier privé.

Depuis plus de 250 ans, chaque employé de La Poste prête quotidiennement un serment d’intégrité : « Quel que soit mon rôle ou mon activité à La Poste, je jure d’exercer mes fonctions avec conscience, honnêteté et intégrité ».

La Poste est aujourd’hui la première entreprise européenne de distribution du courrier. Le Groupe La Poste exploite également le premier réseau de commerce de proximité en France et sert quotidiennement 1,3 million de clients dans ses 17 000 bureaux de poste.